Automatisierung – das klingt erstmal nach Technik, Code und IT-Abteilung. Per Definition von Prozessautomatisierung ist es das eigentlich auch… Was aber wäre, wenn du nicht mehr jeden Tag dieselben zehn Mausklicks machen, immer wieder dieselben Daten eintippen und dieselben E-Mails verschicken müsstest, weil ein automatisierter Workflow das für dich übernimmt? Und was wäre, wenn du diese Automatisierungen bauen könntest, ohne auch nur eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen?
In diesem Artikel erfährst du, was Prozessautomatisierung ist, wo automatisierte Prozesse überall eingesetzt werden können, welche Arten von Geschäftsprozessautomatisierung es gibt – und wie du mit den visuellen Tools von Lobster auch als Nicht-Entwickler Prozesse automatisieren kannst.
Was ist Prozessautomatisierung bzw. Business Process Automation (BPA)?
Prozessautomatisierung in Unternehmen bezieht sich auf die softwaregestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen, die es ermöglicht, manuelle Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. Als Teil des Business Process Managements sorgt sie dafür, dass menschliche Eingriffe minimalisiert werden oder gar nicht mehr nötig sind, wodurch wiederkehrende Aufgaben effizienter, schneller und fehlerfreier erledigt werden können.
Was sind typische Einsatzbereiche der Geschäftsprozessautomatisierung?
Die Automatisierung von Prozessen und Workflows findet in beinahe allen Unternehmensbereichen statt und ist auch nicht nur auf eine bestimmte Branche oder Abteilung beschränkt. Hier ein paar Beispiele:
Einkauf und Logistik.
Automatisierte Beschaffungssysteme können den Einkaufsprozess von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis zur Rechnungsprüfung optimieren. In der Logistik werden z.B. die Lagerhaltung, das Bestandsmanagement, die Routenplanung und die Lieferantenkommunikation automatisiert.
Fertigung und Produktion.
In der Manufacturing-Industrie ermöglicht die Automatisierung die Steuerung von Maschinen und Produktionslinien sowie die Maschinenüberwachung in Echtzeit. Zudem kann der Lagerbestand automatisiert verwaltet werden, um beispielsweise rechtzeitig für Materialnachschub zu sorgen.
Kundenservice.
Automatisierte Systeme wie Chatbots und virtuelle Assistenten können Kundenanfragen rund um die Uhr bearbeiten, indem sie häufig gestellte Fragen beantworten, Bestellungen aufnehmen oder Kunden an die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weiterleiten. So können sich die Support-Mitarbeiter auf schwierigere Kundenanfragen konzentrieren.
Personalwesen.
Von der automatisierten Bearbeitung von Bewerbungen über das Onboarding bis hin zur Zeit- und Anwesenheitserfassung – HR-Abteilungen nutzen Automatisierung, um administrative Aufgaben zu minimieren und sich stärker auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
Finanzen und Buchhaltung.
Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Gehaltsabrechnungen und Finanzberichterstattung werden zumeist automatisiert umgesetzt, was Fehler reduziert und gleichzeitig der Compliance zugute kommt.
Prozessautomatisierung ermöglicht es Mitarbeitenden, sich von routinemäßigen und zeitaufwändigen manuellen Aufgaben zu befreien und sich auf höherwertige Tätigkeiten zu konzentrieren, die kreatives Denken und strategische Planung erfordern. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Arbeitsweise, sondern kann auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, da diese sich wertvolleren und erfüllenderen Aufgaben widmen können.
Exkurs: Digitale Prozessautomatisierung oder Digitalisierung von Prozessen: Was ist der Unterschied?
Digitalisierung und Automatisierung werden häufig – fälschlicherweise – als Synonyme gesehen. Tatsächlich geht es dabei allerdings um zwei sehr unterschiedliche Konzepte:
Digitalisierung bezieht sich auf die Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate, z.B. die Digitalisierung eines Papierdokuments in eine PDF-Datei. Hierbei geht es primär um die Vereinfachung des Zugriffs auf Informationen und deren Speicherung.
Automatisierung hingegen zielt darauf ab, ganze Geschäftsprozesse oder Arbeitsabläufe zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu optimieren, indem manuelle Aufgaben durch Tools und andere Technologien, häufig durch den Einsatz von KI unterstützt, übernommen werden.
Automatisierte Prozesse setzen normalerweise digitalisierte Daten voraus, gehen aber einen Schritt weiter, indem sie sich wiederholende Aktionen ohne menschliches Eingreifen durchführen. Die Digitalisierung ist damit der erste Schritt auf dem Weg, einen Workflow intelligent zu automatisieren.
Welche Prozesse sind für die Automatisierung geeignet?
Welche Art von Prozessen für die Automatisierung geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Wie regelmäßig wird der Prozess durchgeführt? Wie hoch sind Datendurchsatz und -volumen über den gesamten Ablauf hinweg? Wie komplex ist die Aufgabe, die es zu automatisieren gilt?
Bei der Entscheidung für oder gegen die Automatisierung eines Prozesses ist es daher immer wichtig, den potenziellen ROI (Return on Investment) zu bewerten und zu analysieren, ob und wie eine Automatisierung Mitarbeitende wirklich entlasten und für eine Verbesserung der Servicequalität und mehr Produktivität sorgen kann.
Von der Prozessautomatisierung profitieren:
- Wiederholbare und vorhersehbare (Routine-)Aufgaben mit möglichst wenigen Sonderfällen
- Standardisierte Prozesse, die immer gleich ablaufen, z.B. die Eingabe von Daten zur Rechnungserstellung
- Datenintensive Prozesse, die die Zusammenfassung, Sortierung, Analyse usw. hoher Datenvolumina benötigen
- Regelbasierte Vorgänge, z.B. Abläufe, die einer klaren Wenn-Dann-Logik folgen
- Aufgaben mit hoher Fehleranfälligkeit, z.B. manuelle Copy-Paste-Prozesse
Weniger geeignet sind damit Prozesse, die …
- kreatives Denken erfordern
- von menschlichem Urteilsvermögen abhängen
- extrem flexibel und anpassungsfähig sein müssen
- unstrukturierte oder unklare Abläufe haben
- selten ausgeführt werden
Vier Arten der Prozessautomatisierung.
Die Geschäftsprozessautomatisierung umfasst verschiedene Arten bzw. Methoden, wobei jede Methode ihre spezifischen Anwendungsgebiete und Vorteile hat. Viele Unternehmen setzen daher auf eine Kombination der unterschiedlichen Prozessautomatisierungsarten.
Robotic Process Automation (RPA).
Robotic Process Automation ist im Endeffekt die „klassische“ regelbasierte Prozessautomatisierung. Sie hat nichts mit Roboterarmen in Produktionsanlagen zu tun, sondern imitiert bzw. simuliert menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen.
Hierbei übernehmen Roboter – „Bots“ – rein auf Regeln basierende, sich wiederholende Aufgaben wie das Kopieren und Übertragen von Daten, die Eingabe von Benutzerdaten o.ä. Ein Bot agiert hierbei nicht „intelligent“, er führt ausschließlich Aufgaben aus, die sich aus einer bestimmten Bedingung heraus ergeben.
Workflow-Automatisierung.
Bei der Workflow-Automatisierung werden ganze Prozessketten und Arbeitsabläufe inklusive festgelegter Zuständigkeiten abgebildet. Sie eignet sich daher besonders gut für mehrstufige, hierarchisch strukturierte Abläufe, die auch Entscheidungen und Freigaben beinhalten. Dies kann zum Beispiel ein Urlaubsantrag sein, der im HR-System gestellt und zur Freigabe an den Vorgesetzten gesendet wird.
Workflow-Automatisierungen werden häufig mit BPMN (Business Process Model and Notation) modelliert, das heißt, dass der Arbeitsablauf mittels einer Flowchart abgebildet wird, hinter deren Komponenten und Verbindungen „echte“ Prozesse und automatisierte Aktionen liegen.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA).
Digitale Prozessautomatisierung erweitert das Konzept der RPA, indem sie abseits einer simplen Prozessautomatisierung auch komplexere Automatisierungsaufgaben unterstützt.
DPA zielt darauf ab, End-to-End-Prozesse zu automatisieren, also einen Prozess in seiner Gesamtheit von Anfang bis Ende abzubilden. Um dies zu realisieren, müssen mehrere Technologien, Schnittstellen (APIs), Anwendungen und Tools nahtlos miteinander interagieren können.
Ein typisches Beispiel ist ein Bestellvorgang in einem Online-Shop. Mit einer Bestellung wird nicht nur eine automatische Bestellbestätigung ausgelöst. Es werden die Zahlung durchgeführt, der Versand angestoßen, der Lagerbestand aktualisiert, der Kunde über den Stand der Bestellung informiert, die Rechnung erstellt, Rechnungsinformationen an die Buchhaltung weitergeleitet und vieles mehr.
Intelligente Prozessautomatisierung (IPA).
Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) kombiniert Robotic Process Automation (RPA) mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML). So kann sie nicht nur regelbasierte Aufgaben automatisieren, sondern auch Prozesse, die Entscheidungen erfordern, welche auf unstrukturierten Daten und komplexen Interaktionen basieren. IPA „denkt“ also mit und befolgt, anders als RPA, nicht nur Regeln. Ein typisches Beispiel ist ein Chatbot im Kundenservice.
IPA-Systeme sind in der Lage, Muster zu erkennen, aus vergangenen Aktionen zu lernen, ihre Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern und zunehmend komplexere Aufgaben zu übernehmen.
Fünf erste Schritte zur erfolgreichen Prozessautomatisierung.
Prozessautomatisierung bietet für das gesamte Unternehmen zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Erste einzelne Schritte, die du für dein Unternehmen nutzen kannst, findest du im Folgenden:
1. Identifiziere Ziele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Bevor du beginnst, müssen konkrete Ziele für die Automatisierung definiert werden. Spezifische, eindeutig formulierte Ziele helfen dir bei der Auswahl der passenden Tools und geeigneten Methoden, die für deine Anforderungen am besten geeignet sind.
Stelle dir folgende Fragen:
- Welche wiederkehrenden, manuellen Prozesse und Arbeitsabläufe gibt es in meinem Unternehmen in Abteilung X, die ich mittels Prozessautomatisierung unterstützen könnte?
- Welche Probleme ergeben sich tagtäglich aus diesen händischen Aufgaben? Kann ich auch diese mithilfe von Automatisierung lösen?
- Welche Ziele – Kostensenkung, Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung, Verbesserung der Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit o.ä. – möchte ich mit der Automatisierung verfolgen?
2. Wähle die für dein Unternehmen passenden Tools und Technologien.
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Automatisierungstools und -Technologien, von RPA über BPM bis hin zu KI-basierten Lösungen. Die Auswahl solltest du anhand…
der Art und Komplexität der zu automatisierenden Prozesse,
der Integrationsanforderungen mit bestehenden Systemen und
des Budgets treffen.
Vor der Entscheidung kann es helfen, mit Anbietern zu sprechen und Demos oder Pilotprojekte durchzuführen, um Software und Hardware in Bezug auf die jeweiligen Unternehmensanforderungen zu bewerten.
3. Plane deine Automatisierungsstrategie.
Hast du die Ziele definiert und die richtigen Tools ausgewählt, ist es an der Zeit, eine durchdachte Automatisierungsstrategie zu entwickeln. Dazu gehört die Entscheidung, welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollen – oft beginnen Unternehmen mit den „Low-hanging Fruits“, welche den besten ROI, also die schnellsten und größten Ergebnisse versprechen.
Erstelle außerdem einen detaillierten Projektplan, in dem…
- der zeitliche Rahmen,
- das Budget,
- die beteiligten Teams,
- die erforderliche Infrastruktur,
- die benötigten Ressourcen und
- die jeweiligen Meilensteine enthalten sind.
Ziehe hierbei auch deine IT-Abteilung sowie die Endnutzer hinzu. Dies kann dazu beitragen, technische und betriebliche Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und zu lösen und die Akzeptanz der Automatisierung zu erhöhen.
4. Manage Zweifel und Widerstand im Team gegen die Automatisierung von Prozessen.
Das Einführen neuer Technologien kann bei Mitarbeitenden Unsicherheit und darauf begründeten Widerstand hervorrufen. Das gilt vor allem, wenn sie befürchten, dass die Automatisierungen ihre Jobs ersetzen könnten.
Eine transparente Kommunikation über die neuen Prozesse und die Ziele, die damit verfolgt werden sollen, sowie das Aufzeigen der Vorteile der Automatisierungen für alle betroffenen Teams ist daher enorm wichtig. Mache deinen Mitarbeitenden klar, dass ihre Expertise weiterhin benötigt wird. Schulungen und Weiterbildungsprogramme können zudem dabei helfen, die Fähigkeiten der Mitarbeiter an die neuen Anforderungen anzupassen.
5. Messe den Erfolg der Prozessautomatisierung anhand klarer KPIs.
Ohne klare Kriterien zur Erfolgsmessung kann es schwierig bis unmöglich werden, den tatsächlichen Nutzen einer Automatisierung zu quantifizieren.
Definiere daher möglichst konkrete Ziele und Key Performance Indicators (KPIs) für deine Automatisierungsprojekte, die du am Ende durch eine Nutzwertanalyse bewertest. Regelmäßige Reviews und Feedback können zusätzlich helfen, den Erfolg zwischenzeitlich zu bewerten und gegebenenfalls notwendige Anpassungen vorzunehmen.
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