Die Situation kostet Nerven und Ressourcen – und es steht viel auf dem Spiel: Eine EDI-Migration steht an. Es gibt wenig zu gewinnen, aber viel zu verlieren. Wenn Fehler gemacht werden, können schnell Probleme entstehen, die nachhaltig die Kundenbeziehungen belasten.
Ein innovatives Tool wie der mit staatlichen Forschungsmitteln geförderte WOYB EDI Navigator kann hier den Aufwand und die Risiken einer EDI-Migration erheblich reduzieren. Das Tool analysiert und bewertet automatisiert die produktiv ausgetauschten Daten und ermöglicht so eine schnelle und zuverlässige EDI-Migration. Die bisherige Blackbox wird zu einem transparenten Prozess.
Bedeutung hat einer reibungslosen EDI-Migration.
Die Bedeutung einer zuverlässigen EDI-Migration kann nicht unterschätzt werden, da geschäftskritische Prozesse neu implementiert werden müssen. Zu bedenken ist:
- Die größten und umsatzstärksten Kunden sind meist via EDI angebunden. Eine fehlerhafte Implementierung kann schnell zu ernsthaften Geschäftsproblemen führen.
- Häufig hängt der gesamte Order-to-Cash-Prozess dieser Großkunden vom reibungslosen elektronischen Datenaustausch ab. Jeder Stolperstein in diesem Prozess kann nachhaltige negative Auswirkungen nach sich ziehen.
- Eine beeinträchtigte Lieferantenbewertung und der Verlust von Aufträgen sind realistische Folgen bei Schwierigkeiten in der EDI-Migration.
Risiken und Probleme der traditionellen EDI-Migration.
Traditionelle EDI-Migrationsprozesse stehen vor mehreren Herausforderungen. Ein zentrales Problem stellt oft das Nichtvorhandensein aktueller und klar verständlicher Mapping-Spezifikationen dar. Dies führt dazu, dass die Mappings auf Basis der Schnittstellenbeschreibungen der Kunden und/oder einer limitierten Anzahl produktiv ausgetauschter Daten erstellt werden. Insofern die Beschreibungen vorliegen, können diese sehr umfangreich und unnötig aufwändig zu implementieren sein, da nur Teile daraus tatsächlich für das eigene Geschäft relevant sind.
Bei einer Implementierung, die sich ausschließlich auf einzelne Datensätze stützt, bleiben Sonderfälle, wie spezielle Zu- oder Abschläge in Rechnungen oder ungewöhnliche Verpackungsarten in Lieferscheinen, oft unberücksichtigt. Die Folgen reichen von zusätzlichen IT-Kosten über Zahlungsverzug bis hin zu einem Produktionsstillstand beim Kunden.
Eine weitere Herausforderung ist der isolierte Ansatz, bei dem die Schnittstellen einzeln analysiert und implementiert werden, ohne Gemeinsamkeiten zu erkennen. Dieser Prozess bietet keine Einsicht in die Homogenität oder Heterogenität, den Umfang oder die Komplexität der Schnittstellen, was eine realistische Aufwandsschätzung erschwert und zu einem planlosen Vorgehen bei der Implementierung führt.
Die Qualitätssicherung wird, ähnlich dem Vorgehen bei der Implementierung, auf Basis weniger Datensätze durchgeführt. Entsprechend ist auch das zu erwartende Ergebnis: das Risiko, dass nicht alle Szenarien abgedeckt werden. Zusätzlich wird oft der Fachbereich in den Prozess der Qualitätssicherung mit einbezogen. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter aus ihren regulären Aufgaben abgezogen werden, um an der Erstellung der EDI-Tests teilzunehmen. Der Einbezug des Fachbereichs kann zwar zur Genauigkeit beitragen, jedoch bindet er wertvolle Ressourcen und erhöht den Gesamtaufwand des Migrationsprojektes.
EDI-Migration mit Hilfe datenanalytischer Ansätze.
Der Einsatz eines Tools zur automatisierten Analyse und Auswertung greift die beschriebenen Schwierigkeiten und Risiken auf und ermöglicht eine wesentlich reibungslosere und effizientere Umsetzung der Migration. Die Umsetzung und die damit verbundenen Vorteile lassen sich in drei Schritten zusammenfassen:
Schritt 1: Transparenz
Der erste Schritt besteht in der automatisierten Analyse aller EDI-Daten, die für den Austausch mit jedem Partner relevant sind. Dies ermöglicht es, den Umfang und die Komplexität jeder Schnittstelle genau zu verstehen.
Schritt 2: Implementierung
Im zweiten Schritt wird ein effizienter Implementierungsplan automatisiert aufgestellt. Dabei werden die EDI-Partner miteinander verglichen, um Gemeinsamkeiten zu identifizieren, was den Implementierungsprozess erheblich beschleunigt.
Schritt 3: Qualitätssicherung
Im dritten Schritt erfolgt die Qualitätssicherung. Zuerst werden die IT-Testfälle automatisiert identifiziert. Hierfür werden die strukturell eindeutigen Ausprägungen je Schnittstelle ermittelt, wobei jede Ausprägung als ein Testfall dient, um sicherzustellen, dass das Mapping den gesamten Umfang abdeckt.
Vor der Produktivsetzung der neuen Schnittstellen werden alle produktiven Daten der letzten Monate noch einmal über das neue System verarbeitet und die Ergebnisse inhaltlich auf Belegebene verglichen, um die Qualitätssicherung zu vervollständigen.
Fazit und Ausblick.
Die EDI-Migration mit dem WOYB EDI Navigator bietet signifikante Vorteile in jedem Bereich des EDI-Migrationsprojektes. Einmal etabliert, sind sichere Verbindungen oft langfristig stabil und zuverlässig. Der Weg dorthin kann jedoch ohne automatisierte Datenanalyse beschwerlich sein. Der WOYB EDI Navigator schafft Transparenz, minimiert das Risiko eines Ausfalls in der Produktion und reduziert den manuellen Aufwand einer EDI-Migration, unabhängig von der Wahl des ERP-Systems, des Konverters oder des Dienstleisters.
Dieser Ansatz bietet eine effiziente, transparente und qualitativ hochwertige Lösung für die Herausforderungen der EDI-Migration. Die ersten Projekte zur Einführung der Middleware Lobster Data Platform haben verdeutlicht, dass der Einsatz des WOYB EDI Navigators signifikant zur Optimierung des Migrationsprozesses beiträgt.
Ziel der Weiterentwicklung des WOYB EDI Navigators ist es, EDI-Mappings automatisiert nur aus produktiv ausgetauschten Daten zu erstellen bzw. EDI-Systemen wie zum Beispiel der Lobster Data Platform die dafür notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.
Der innovative Ansatz wurde auch durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung bestätigt: Unter dem Titel „Entwicklung eines innovativen Algorithmus zur automatisierten Erstellung von EDI-Mappings“ erhielt das Projekt eine Bescheinigung nach § 6 Forschungszulagengesetz (FZulG) und damit eine staatliche Förderung.
Über den Autor.
Dominik Koch ist Geschäftsführer der woyb GmbH und migriert seit 2008 EDI-Systeme. Seit 2017 entwickelt er mit der woyb GmbH Tools, mit dem Ziel, EDI-Migrationen zu automatisieren.
