Die E-Rechnung wird ab 2025 zum neuen Standard in der Rechnungsstellung und zur Pflicht im B2B-Bereich. In Deutschland erfolgt die Einführung der E-Rechnung dabei schrittweise mit gewissen Übergangsfristen.
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab 800.000 Euro beginnt die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung in elektronischer Form (in einem maschinenlesbaren Format) bereits Anfang Januar 2027. Ab Januar 2028 ist dann auch für kleine und mittlere Unternehmen nur noch die E-Rechnung zulässig.
Die wichtigsten Fachbegriffe rund um das Thema E-Rechnung definieren wir hier für dich in aller Kürze und Einfachheit.
API
Kurzform von Application Programming Interface. Eine Programmierschnittstelle, die es ermöglicht, Softwareprogramme miteinander zu verbinden und Daten auszutauschen. Im Kontext von E-Rechnungen kann eine API verwendet werden, um Rechnungen automatisiert zwischen verschiedenen Systemen zu versenden und zu empfangen.
CII
Kurzform von Cross Industry Invoice. Eine mögliche Syntax einer XML-Datei. Kommt bei einigen E-Rechnungsformaten zum Einsatz, darunter bei ZUGFeRD, teils auch bei XRechnung.
ebInterface
E-Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Österreichisches Standardformat für E-Rechnungen.
EDIFACT
Kurzform von UN/EDIFACT bzw. United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Internationales Standardformat für elektronische Daten. Zählt in Deutschland nicht zu den zulässigen E-Rechnungsformaten, lässt sich aber leicht in ein solches umwandeln und darf daher vorerst im B2B-Bereich weiter genutzt werden.
EHF
Kurzform von Elektronisk Handelsformat. Norwegisches Standardformat für E-Rechnungen, das auf einer XML in der Syntax UBL basiert. Wird nur zwischen norwegischen Organisationen verwendet und erfordert eine Registrierung bei ELMA (Elektronisk mottakaradresseregister). Im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr kommt PEPPOL BIS als E-Rechnungsformat zum Einsatz.
E-Invoicing
Kurz für Electronic Invoicing. Englischer Begriff für die elektronische Rechnungsstellung. Bezeichnet den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen.
E-Rechnung / Elektronische Rechnung
Bezeichnet eine – in Deutschland ab 1. Januar 2025 verpflichtende – zumeist XML-basierte Rechnung, die maschinell lesbar sein muss und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Nicht gleichzusetzen mit digitalen Rechnungen, welche papierlos übermittelt, aber nicht immer maschinell ausgelesen werden können (Beispiel: klassisches PDF).
FacturaE
Kurzform von Factura Electrónica. E-Rechnungsformat, das auf einer XML-File basiert. Spanischer Standard für E- Rechnungen.
Factur-X
Hybrides E-Rechnungsformat, bestehend aus einer PDF-Datei (genauer PDF/A-3) mit eingebetteter XML-File in der Syntax CII. Deutsch-französisches Standardformat für E-Rechnungen.
FatturaPA
Kurzform von Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione. E-Rechnungsformat, das auf einer XML-File basiert. Italienischer Standard für E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Italien.
Finvoice
Kofferwort aus Finland und Invoice. E-Rechnungsformat, das auf einer XML-File basiert und vor allem im finnischen Bankwesen zum Einsatz kommt. Entspricht ab Version 3.0 den EU-Vorgaben zur E-Rechnung (Norm EN 16931).
KSeF
Kurzform von Krajowy System e–Faktur. Plattform in Polen, über die elektronische Rechnungsdaten ausgetauscht und gespeichert werden können.
NAV-System
Clearingsystem in Ungarn, das von der nationalen Steuerbehörde (NAV, für Nemzeti Adó- és Vámhivatal) bereitgestellt wird und über das E-Rechnungen gemeldet werden müssen.
Norm EN 16931
Europäische Norm EN 16931, die Kernelemente und Syntax von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber definiert. Wird zunehmend auch für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen relevant.
OIOUBL
Kurzform von Offentlig Information Online Universal Business Language. Ein E-Rechnungsformat, das auf der XML-Syntax UBL basiert. Dänischer Standard für das Stellen von E-Rechnungen.
PEPPOL
Kurzform von Pan-European Public Procurement OnLine. Netzwerk, das den grenzübergreifenden Austausch von Dokumenten ermöglicht. Wichtiger Übertragungskanal für E-Rechnungen, vor allem beim Stellen von Rechnungen an Behörden.
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PEPPOL BIS
Kurzform von Pan-European Public Procurement OnLine Business Interoperability Specifications. Format einer E-Rechnung in PEPPOL, basiert auf einer XML-Datei in der Syntax UBL.
PDF/A
Kurzform von Portable Document Format Archivable. Unterart eines PDF (Portable Document Format), die speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten optimiert wurde.
PDF/A-3
Version eines PDF/A, welche die Einbettung von beliebigen anderen Dateitypen wie XML erlaubt. Kommt bei einigen E-Rechnungsformaten zum Einsatz, beispielsweise bei ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich).
Richtlinie 2014/55/EU
Richtlinie der Europäischen Union, die die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber regelt. Grundlage der nationalen Rechtsprechung in den EU-Mitgliedsstaaten.
UBL
Kurzform von Universal Business Language. Eine mögliche Syntax einer XML-Datei. Kommt teilweise beim Format XRechnung zum Einsatz. Standard für elektronische Geschäftsprozesse.
ViDA
Kurz für VAT in the Digital Age (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter). EU-Initiative mit dem Ziel, das Umsatzsteuersystem innerhalb der EU zu vereinheitlichen, Steuerkontrollen zu erleichtern und so Steuerbetrug und Verwaltungsaufwand zu minimieren.
XML
Kurzform von Extensible Markup Language. Strukturierte Auszeichnungssprache, die Daten hierarchisch in einer Textdatei abbildet. Maschinenlesbares Format und häufig Basis von E-Rechnungen.
XRechnung
XRechnungen basieren auf einer XML-Datei in der Syntax CII oder UBL. XRechnung und ZUGFeRD gehören zu den Standardformaten im elektronischen Rechnungswesen in Deutschland. Entspricht der EU-Norm EN-16931.
ZUGFeRD
Kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Hybrides E-Rechnungsformat, bestehend aus einem PDF (genauer PDF/A-3) mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax CII. Ab Version 2.0.1 eines der Standardformate im elektronischen Rechnungswesen in Deutschland. Entspricht der EU-Norm EN-16931.
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