Firmen als Gruppen
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Unter Anlegen von externen Firmen wurde beschrieben, wie Firmen außerhalb der eigenen Firmenstruktur eingerichtet und wie die Anlage und Administration von Firmen in deren Firmenstruktur gezielt dort zugeordnete Benutzer übertragen werden kann.
Innerhalb des Beispielszenarios (s. Tutorial "Orchestration") hat die "Smart Logistics AG" als externe Firmen einige Transportunternehmen ("GLS Germany", "IDS" und "DPD") und Lieferanten ("Fancy Fireworks Corp." und "Slim Foods AG") angelegt.
Diesen Firmen ist gemeinsam, dass ihnen keine Übergeordneten Firmen zugeordnet sind, da sie im Lobster Data Platform / Orchestration-System als eigenständige Unternehmen gelten sollen, die - wie im Fall der "Slim Foods AG" bereits umgesetzt - auch die Spitze einer eigenständigen Hierarchie bilden können.
Für die Implementierung operativer Prozesse im Beispielszenario möchte die "Smart Logistics AG" gezielt Firmenfreigaben einrichten, die sich auf "alle Lieferanten" oder "alle Transportunternehmen" beziehen.
Die benötigten Freigaben könnten ausgehend von den bisher angelegten Firmenkonten durchaus explizit und für jede relevante Firmenbeziehung einzeln eingerichtet werden, wie unter Anlegen von Firmenfreigaben beschrieben. Abgesehen vom Arbeitsaufwand müssten bei dieser Regelung auch für jeden neuen Lieferanten oder Transportunternehmer immer neue Freigaben ergänzt werden. Anders als innerhalb einer durch "Überordnung" verknüpften Firmenstruktur gibt es für die bisher nur "lose aneinandergereihten" Lieferanten und Transportunternehmer auch keinen gemeinsamen Ausgangspunkt für eine "Freigabevererbung" (s. Anlegen von Firmenfreigaben).
Gruppen anlegen
Um die Zusammengehörigkeit von eigentlich unabhängigen Firmen abzubilden, können in Lobster Data Platform / Orchestration Konten für "virtuelle" Firmen eingerichtet werden, die als Gruppen bezeichnet werden.
Im konkreten Fall sollen zwei solche Gruppen - "Lieferanten" und "Transportunternehmen" - eingerichtet werden, die den "echten Firmen" als Übergeordnete Firmen zugewiesen werden. Jede Gruppe steht dann an der Spitze einer zweistufige Hierarchie, deren untergeordnete Ebene diejenigen "echten Firmen" bilden, die Mitglieder der Gruppe sind. Dass für dieselbe Firma mehrere Übergeordnete Firmen angegeben werden können, verhindert dabei einerseits Konflikte mit realen Firmenhierarchien und ermöglicht andererseits die gleichzeitige Mitgliedschaft einer Firma in unterschiedlichen Gruppen.
Legen Sie zwei Firmen mit den Namen "Transportunternehmer" und "Lieferanten" an (s. erste beiden Zeilen der folgenden Firmenübersicht) und ordnen sie diese gemäß Farbschema im Bild den zugehörigen Mitgliedern als übergeordnete Firma zu!
Die Gruppe "Lieferanten" soll die Firmen "Fancy Fireworks Corp." und "Slim Foods AG" enthalten. Diese Firmen sind durch Selektion rot hervorgehoben.
Die Gruppe "Transportunternehmen" soll die drei Dienstleister "IDS", "DPD" und "GLS Germany" enthalten.
►HINWEIS◄ Wie die erste Spalte zeigt, wird das Feld Metatyp (s. Firmen-Metatyp) im Firmenkonto-Reiter verwendet, um die Gruppen von den "echten Firmen" zu unterscheiden:
Gruppenspezifische Freigaben anlegen
Den beiden neu angelegten Gruppen wird automatisch die Firma der Session, also die "Smart Logistics AG", als Besitzer zugeordnet. Daher sind sie, wie auch die Firmenkonten ihrer "Mitglieder", in der Firmenübersicht sichtbar, solange die "Smart Logistics AG" angemeldet ist.
Allerdings sollen die zu Gruppen gebündelten externen Firmen auch den untergeordneten Firmen innerhalb der Firmenstruktur der "Smart Logistics AG" mit Lesezugriff zur Verfügung stehen.
Analog zur unter Anlegen von Firmenfreigaben beschrieben Vorgehensweise soll nun zunächst eine neue Freigabe erstellt werden, die sicherstellt, dass alle Mitglieder der Gruppe "Transportunternehmer" von allen Firmen aus der Hierarchie der "Smart Logistics AG" gelesen werden können:
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In der Übersicht für Firmenfreigaben wird die Anlage einer neuen Freigabe gestartet. Diese wird wir rechts abgebildet konfiguriert:
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►ANMERKUNG◄ Auf die Option Freigebende Firma ausschließen wird hier verzichtet, obwohl der Lesezugriff auf die Gruppe "Transportunternehmer" nicht zwingend freigegeben werden müsste. Ohne den Lesezugriff für die Gruppe erscheint allerdings z. B. im Feld Übergeordnete Firmen ggf. der Eintrag "Verstecke Firma" (anstelle des Namens der Gruppe "Transportunternehmer"), wenn das Firmenkonto eines Mitglieds angesehen wird.
Die Organisation eigentlich eigenständiger Firmen in Gruppen vereinfacht die Verwaltung und erhöht die Flexibilität und Transparenz des Lobster Data Platform / Orchestration-Systems. Festlegungen für eine bestimmte Kategorie von Firmen werden durch den Bezug zu einer Gruppe formal nachvollziehbar und können viel effizienter und agiler gehandhabt werden, als eine Vielzahl individueller Regelungen, die in der Summe inhaltlich gleichwertig wirken. Neben der hier demonstrierten Anlage von Firmenfreigaben betrifft das auch Konfigurationen (z. B. eine Erfassungsmaske mit spezifischen Details für "Lieferanten"-Firmen) oder Verantwortlichkeiten (z. B. die Definition eines Benutzers, der exklusiv für die Anlage von neuen Mitgliedern in der Gruppe "Transportunternehmer" zuständig ist).
Die bisherigen Arbeitsschritte dieses Tutorials beschäftigten sich überwiegend mit dem Aufbau und der Verwaltung von Firmenstrukturen in Lobster Data Platform / Orchestration. Nachfolgend stehen dagegen die operativen Abläufe im Vordergrund.
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