Workflow-Dateien
Dateien zuordnen allgemein
Einem Workflow-Job können in jedem Formular eines Zustands Dateien zugeordnet werden. Diese Dateien sind dann immer dem Workflow-Job als Ganzes zugeordnet und nicht den jeweiligen Zuständen.
Dateien können auch über Funktionen zugeordnet werden (siehe unten).
Dateien im Zustands-Formular
(1) Dateien (Attachments): Wechseln Sie im geöffneten Formular auf diesen Tab.
(2) Plus-Icon links unten: Über diesen Button öffnet sich der Dialog (3). Alternativ können Sie das Kontextmenü dazu verwenden.
(3) Dateien hochladen: Wählen Sie eine Datei über der Button aus oder legen Sie sie einfach ab.
(4) Liste unten: Eine hochgeladene Datei finden Sie in dieser Liste.
(5) Kopf-Spalten der Liste: Jede Datei hat die folgenden Standard-Datei-Attribute: "Dateiname", "Dateigröße", "Datum", "Benutzer" und optional eine Dateibeschreibung und die Einschränkung "Nur lesen", siehe auch (6). Zudem können mit der Funktionen attach file to workflow(a,b,c,d,[e]) auch benutzerdefinierte Datei-Attribute vergeben werden. Diese werden aber nicht in der GUI angezeigt. Ausgelesen werden können sie mit der Funktion get content of attached file of workflow(a,b,[c]).
Kontextmenü eines Datei-Eintrags
(6) Über das Kontextmenü eines Datei-Eintrag können sie die Datei löschen oder ansehen/herunterladen und weitere Dateien hinzufügen. Zudem können Sie eine Dateischreibung in einem weiteren Dialog hinterlegen und die Einschränkung "Nur lesen" setzen, siehe (7).
(7) Datei/Beschreibung nur lesen: Wenn diese Checkbox gesetzt wird, kann diese Datei nicht gelöscht und die Beschreibung nicht verändert werden, sobald das Formular einmal geschlossen wurde, auch nicht vom Benutzer, der die Datei hinzugefügt hat. Die Datei kann dann nur heruntergeladen und die Beschreibung nur angesehen werden. Siehe auch Abschnitt "Rechte für Workflow-Dateien" unten.
Funktionen für Workflow-Job-Dateien
Hier eine Übersicht aller vorhandenen Funktionen zur Handhabung von Workflow-Job-Dateien. Hinweis: Für diese Funktionen sind keinerlei Rechte (siehe folgenden Abschnitt) notwendig. Hinweis: Siehe auch Abschnitt Workflow-Dateien verarbeiten (Beispiele).
Rechte für Workflow-Job-Dateien
Es gibt verschiedene Stellen, an denen die Rechte festgelegt werden, um in einem Workflow mit Dateien arbeiten zu können.
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Stelle |
Auswirkung |
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(a) Modul Workflow → Workflow-Designer → Basis-Daten → Checkbox "Dateien können angehängt werden". |
Diesem Workflow dürfen generell Dateien zugeordnet werden. In spezifischen Formularen müssen Anhänge aber nochmal explizit erlaubt werden. Siehe (b) und (c). |
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(b) Modul Workflow → Workflow-Designer → Formular-Einstellungen → Checkbox "Attachments sehen/anhängen". |
Voraussetzung: (a). In diesem Formular des Workflows dürfen Dateien zugeordnet werden. |
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(c) Modul Workflow → Workflow-Designer → Formular-Einstellungen → Auswahl "DataCockpit-Rolle Attachments". |
Voraussetzungen: (a), (b). In diesem Formular des Workflows dürfen Dateien zugeordnet werden, wenn es im Zusatzmodul DataCockpit geöffnet wird und der DataCockpit-Benutzer die hier ausgewählte Rolle hat. |
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(d) In einem offenen Formular eines Workflow-Jobs durch den hochladenden Benutzer → "Datei/Beschreibung nur lesen" (siehe Punkt (6) und (7) oben). |
Voraussetzungen: (a), (b) und ggf. (c). Datei kann nicht gelöscht werden. Datei-Beschreibung kann nicht verändert werden. Beide Einschränkungen gelten, sobald das Formular geschlossen wurde, auch für den Benutzer, der die Datei hinzugefügt hat. |
Blacklists und Whitelists für Dateiendungen
Siehe Abschnitt Blacklists und Whitelists für Dateiendungen.