Abstrakte Betrachtung

Was ist ein Workflow? Hier kann man sicher tief in Theorien und Definitionen eintauchen, aber wir werden versuchen das Thema einmal möglichst einfach aus der Anwendungsperspektive zu betrachten. Wenn wir uns das Wort ansehen und übersetzen, dann bedeutet es nichts anderes als "Arbeitsablauf" (manche nennen das auch einen Prozess). Solch ein Arbeitsablauf besteht aus einzelnen, abgrenzbaren und nacheinander folgenden Teilschritten (wir nennen Sie Aktionen).

In der Praxis ist es aber nicht immer so einfach. Oft hat man mehrere Möglichkeiten für die nächste Aktion. Das kann allgemein abhängig sein vom Zustand des Systems, in dem man sich bewegt, oder auch schlicht davon, wie die Aktion davor ablief. Wir brauchen also eine Möglichkeit den Ablauf von Aktionen in einem Netz von möglichen Aktionen zu steuern.

Siehe Abschnitte Workflow Designer und Automatisierte Workflows (Beispiele).

Diese zusätzliche Komponente nennen wir einen Zustand. Dieser Zustand wird erreicht, wenn die Aktion davor abgeschlossen ist. In der einfachsten Variante entscheidet dieser Zustand dann nur, welche Aktion als nächstes ausgeführt wird.

Idealerweise können Sie so automatisiert Ihren Arbeitsablauf durchlaufen, bis dieser beendet ist. Oft ist es aber nötig oder erwünscht, dass an einer gewissen Stelle im Arbeitsablauf ein manueller Eingriff erfolgt. Zu diesem Zweck gibt es eine weitere Variante, die eine menschliche Interaktion über Formulare erlaubt. Ein Sachbearbeiter gibt Daten ein und/oder setzt Optionen und aufgrund dieser Eingaben wird danach entweder wieder automatisiert die nächste Aktion ausgewählt oder der Sachbearbeiter wählt gleich selbst die nächste Aktion manuell aus.

Siehe Abschnitte Workflow Designer und Interaktive Workflows (Beispiele).

Natürlich können auch beide Varianten vermischt werden. Das heißt, Ihr Arbeitsablauf hat vollautomatisierte Abschnitte und dann Abschnitte, die eine manuelle Interaktion eines Sachbearbeiters erfordern. Wir nennen solche Workflows hybrid.

Zudem können Sie für einen beliebigen Zustand zwei Varianten anlegen. Eine, die automatisiert durchlaufen werden kann und eine, die im Fehler- oder Zweifelsfall oder per Design eine menschliche Interaktion erzwingt. Auf diese Weise können halbautomatisierte Workflows Schritt für Schritt in mehr oder vollständig automatisierte Workflows umgewandelt werden, wenn Sie es fortschreitend schaffen, an diesen Stellen die automatisierte Variante des Zustands stabil genug zu machen, so dass keine menschliche Interaktion mehr nötig ist.

Siehe Abschnitte Workflow Designer und Hybride Workflows (Beispiele).

Für fortgeschrittene Benutzer empfehlen wir die Abschnitte Zyklische Workflows, Sub-Workflows und Profile als Workflow-Master.

Benutzer-Rechte

Um als Lobster-Integration-Benutzer mit dem Workflow-Modul arbeiten zu können, muss das Benutzer-Recht "Workflow" oder "Workflow verwalten" gesetzt sein.

Um als DataCockpit-Benutzer mit dem Workflow-Modul arbeiten zu können, muss das Benutzer-Recht "Darf Workflow sehen" gesetzt sein.

Workflow-Übersicht und Workflows erstellen

Siehe Abschnitte Workflow-Übersicht und Workflows erzeugen und editieren.

Workflow-Jobs und Workflow-Logs

Wo Ihnen Logs und Jobs und Logs angezeigt werden, finden Sie in Abschnitt Workflow-Jobs und Workflow-Logs beschrieben.

Workflow-Dateien

Einem Workflow-Job können Dateien zugeordnet werden. Details finden Sie im Abschnitt Workflow-Dateien beschrieben.

Workflow-Funktionen und REST

Es stehen eine Reihe von speziellen Workflow-Funktionen zur Verfügung. Diese erlauben eine Manipulation von Workflows, zum Beispiel aus Profilen heraus.

Zudem können Workflows per REST (HTTP) gesteuert werden.

Direkte Links zu aktiven Workflow-Jobs

In offenen Formularen aktiver Workflow-Jobs bekommen Sie hier einen Link (unten links) zu diesem Formular. Der Aufbau des Links ist folgendermaßen, um diesen z. B. innerhalb von Profilen oder Workflows per E-Mail zu versenden. Hinweis: Siehe System-Workflow-Variable VAR_SYS_WF_ID.

Profil-Fehlerbehandlung, Content Inspection und Antwortweg

Ein Workflow lässt sich auch über die Fehlerbehandlung eines Profils starten.

Das Zusatzmodul Content Inspection kann Dateien an Workflows senden.

Ein Workflow kann mit den Antwortweg-Klassen WorkflowResponse und WorkflowResponseWithoutAttachment gestartet werden.

DataCockpit

Workflows können auch im Zusatzmodul DataCockpit verwendet werden.

Warum DataCockpit?

DataCockpit hat den großen Vorteil, dass Sie bestimmten Personen eine sehr stark vereinfachte Sicht auf Ihre Workflows geben können. Es werden nur Workflows angezeigt, die diese Person starten darf oder die in einem Zustand sind, der ein Formular hat, das für diese Person bestimmt ist. Es wird kein Zugriff und keine Sicht auf den Gesamt-Workflow erlaubt, es wird lediglich zur Verfügung gestellt, was nötig ist für bestimmte Arbeitsschritte. Es können auch keine Workflow-Jobs abgebrochen werden, außer diese Option ist im Design des Workflows explizit ermöglicht. Zudem wird das komplette System dahinter und das Workflow-Framework dahinter ausgeblendet. Das schafft Übersichtlichkeit, verhindert unnötige Verwirrung und sorgt für Sicherheit. Ein optimales Abarbeitungs-Tool für Ihre Mitarbeiter oder auch Externe. Ihr integrierter und automatischer Dispatcher.