Was ist Remote Work?
Unter Remote Work, Telearbeit oder Fernarbeit versteht man das zumindest zeitweise Arbeiten von Mitarbeitern für ihr Unternehmen an einem Ort außerhalb ihres Unternehmens. Dabei scheint allerdings eine remote ausgeübte Vollzeit-Beschäftigung bislang noch relativ selten zu sein. Wo die Arbeit geleistet wird, steht häufig im Belieben der Mitarbeiter. Zumeist fällt die Wahl jedoch auf das eigene Zuhause, sodass im Deutschen auch der Ausdruck Home-Office üblich ist, im englischen Sprachraum lautet der Begriff „Work from Home“ (WFH). Zum anderen eignet sich nicht jede Arbeit dazu, online ausgeübt zu werden. White-Collar-Jobs bieten sich an, Handwerker oder in der Produktion tätige Arbeitnehmer, Ärzte oder Pflegepersonal in Krankenhäusern oder Seniorenheimen – um nur einige Branchen zu nennen – haben nicht in gleichem Maß die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten.
Wie funktioniert Remote Work?
Orts- und in gewissem Maße auch zeitunabhängiges Arbeiten erfordert zunächst bestimmte Grundvoraussetzungen. Dazu gehören Dinge, die am festen Arbeitsplatz im Unternehmen selbstverständlich vorhanden sind wie Büro-Materialien, Telefon, Computer oder Laptop, Internetverbindung und im Idealfall ergonomische Möbel.
Technische Grundlage für die digitale Zusammenarbeit im Rahmen computergestützter Arbeitsplätze sind virtuelle private Netzwerke (VPN, Virtual Private Network). Virtuell bedeutet in diesem Zusammenhang, dass keine gesonderte Verbindung zur Kommunikation aufgebaut, sondern dass die bereits bestehende Verbindung als Transportmedium genutzt wird: bei Remote Working also, um Arbeitnehmer im Home-Office mit dem Netz ihres Unternehmens zu verbinden. Über ein VPN-Gateway erhält der VPN-Partner, d.h. der PC des Remote Workers, direkten Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk. Alle Datenpakete werden zudem über einen verschlüsselten Tunnel in das Firmennetzwerk eingespielt, wodurch eine abhör- und manipulationssichere Kommunikation gewährleistet sein sollte. Korrekt aufgesetzt gilt Remote Work bezüglich Datenschutz und Datensicherheit als sichere neue Arbeitsform sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen.
Was ist zu berücksichtigen?
Immer mehr Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern auch nach Abklingen der Pandemie, an einem beliebigen Ort remote zu arbeiten und stellen digitale Tools zur Umsetzung von Job-Anforderungen zur Verfügung. Da für das Thema bislang nur wenig belastbare Erfahrungen vorliegen, sollen hier die wichtigsten Herausforderungen stichpunktartig aufgezählt werden:
Fehlende virtuelle Führungserfahrung
Plant ein Unternehmen, seine Mitarbeiter verstärkt remote arbeiten zu lassen, sollten Führungskräfte für diese neue Anforderung entsprechend geschult werden
Geringere Möglichkeit der Leistungskontrolle
Wenn Mitarbeiter regelmäßig im Home-Office arbeiten, ist mehr Vertrauen in deren Eigenverantwortlichkeit gefragt. Management und Teams sollten ggf. Strategien erarbeiten, wie mit dem mitunter auch nur subjektiven Kontrollverlust umzugehen ist.
Beachtung arbeitsrechtlicher Vorgaben
Außerhalb des Büros zu arbeiten, heißt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer nicht, außerhalb der Gesetzgebung arbeiten zu können. Das deutsche Arbeitsrecht ist – beispielsweise mit der Festlegung auf einen Acht-Stunden-Arbeitstag und eine elfstündige Mindestruhezeit – aktuell nur bedingt auf die remote organisierte Arbeitsweise digitaler Nomaden und dem generellen Wunsch nach flexibler Zeiteinteilung ausgerichtet. Die geltenden Normen müssen natürlich dennoch beachtet werden. Schickt ein Arbeitgeber nach Ende der regulären Arbeitszeit ein wichtiges digitales Dokument mit Bitte um sofortige Prüfung, bewegt er sich außerhalb des Rechtsrahmens. Übrigens ebenso wie ein Arbeitnehmer, der noch kurz vor Mitternacht seine beruflichen E-Mails remote checkt.
Anerkennung erbrachter Arbeitsleistung
Auch bei Remote Working sollte fundierte positive Rückmeldung zur geleisteten Arbeit als zentrales Kriterium für Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung gewährleistet sein. Management und Personalabteilung sollten sich mit der Befürchtung von Remote Workern auseinandersetzen, durch die zeitweilige Abwesenheit vom Büro bei Beförderung und/oder Neubesetzung von Stellen möglicherweise benachteiligt zu werden. Die im Vergleich zum festen Arbeitsplatz eingeschränkte Möglichkeit einer direkten Beurteilung der Mitarbeiterleistung sollte ggf. durch andere Formen der Leistungskontrolle oder häufigere Mitarbeitergespräche kompensiert werden.
Vorteile durch Remote Work.
Auch hier greift die im vorangegangenen Abschnitt getroffene Feststellung zur Studienlage und deshalb ein identisches Vorgehen in Stichpunkten:
Erfolgreiches Recruting
Remote-Arbeit als Teil der Job-Description im Arbeitsvertrag verbindlich zu regeln, bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, dem Bewerberwunsch nach stärkerer Individualisierung ihrer zukünftigen Beschäftigung zu entsprechen. Besonders in den von Fachkräftemangel betroffenen Branchen wie beispielsweise der IT können durch eine stärkere Berücksichtigung der Work-Life-Balance unter Umständen leichter neue Mitarbeiter für das eigene Unternehmen gewonnen werden.
Höhere Mitarbeiterbindung
Flexibles Arbeiten spielt auch für die Zufriedenheit der bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeiter eine immer größere Rolle. Zu nennen wären hier u.a. Zeitersparnis durch den Wegfall des täglichen Arbeitswegs und – ebenfalls – die verbesserte Work-Life-Balance. Mehr Job-Satisfaction bedeutet weniger Personalfluktuation und damit eine Verstetigung von Kompetenz im Unternehmen und somit auch ein Wegfall mitunter kostenintensiver Recruiting-Maßnahmen.
Fokussierte Meeting-Kultur
Im Laufe der zahlreichen Online-Meetings hat sich herauskristallisiert, dass Treffen am Bildschirm durchaus effektiver ablaufen als Treffen in Präsenz. Nicht nur in Bezug auf Redezeit und Themen-Fokussierung, sondern auch dank virtueller Visualisierungs- und Abstimmungs-Tools. Diese neue, digitale Meeting-Kultur kann nicht nur die Entscheidungsfindung im Team erleichtern oder beschleunigen. Zu bedenken ist auch, dass Abstimmungen durch ‚anonymes‘ Klicken auf einen Button die tatsächliche Meinung im Team getreuer widerspiegeln, als physisches Handheben in Präsenz-Meetings.
Verlagerung von Tätigkeiten in andere Zeitzonen
Dadurch dass online-Arbeit Raum- und Zeitunterschiede müheloser überbrückt, können Mitarbeiter in andere Zeitzonen entsandt werden. Durch solche Maßnahmen rückt das Unternehmen insgesamt näher an seine ausländischen Partner und Kunden heran und kann gleichzeitig bestimmte Aufgaben wie zum Beispiel IT-Support oder Schulungen „rund um die Uhr“ anbieten. In Zeiten zunehmender Internationalisierung bietet die Verlagerung remote-fähiger Tätigkeiten Mitarbeitern zudem die Möglichkeit, eigene Sprachkenntnisse zu verbessern und Auslandserfahrung zu sammeln. Ein weiterer Pluspunkt im Bereich Employer Branding.
Welche Lösung bietet Lobster?
Die Softwareprodukte Lobster_data für Datenintegration und Lobster_pro für Prozessautomatisierung sind als klassische Client-Server Web-Anwendungen (HTML5) und durch die Modellierung und Orchestrierung von Geschäftsprozessen ohne Einschränkungen für Remote Work verwendbar.
Besonders im Rahmen des Release 4.5 für Lobster_data wurde den neuen Home-Office-Anforderungen besondere Beachtung geschenkt: GUI & Usability durch schnelleres Rendering und optimierte Schnittstellen mit weniger Overhead, neue Personalisierungsfeatures für individualisierbares Look-&-Feel sowie zwei Zusatzmodule – das Workflow- und das DataCockpit-Modul – entwickelt, die die Mensch-Maschine-Interaktion und die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern erheblich verbessern. Lobster_pro tritt in der Version 4.8 im neuen “Urban-Design“ auf, welches nicht nur moderner aussieht, sondern auch auf mobilen Endgeräten schnell und effizient bedienbar ist.
