Was ist ein ERP-System?
ERP-Systeme sind häufig modular aufgebaut und bieten spezialisierte Werkzeuge für jede Abteilung: z. B. Human Resources, Fertigung, Marketing, Projektmanagement, Finance etc.. Die zwischen den Modulen vorliegende Datenverbindung sorgt dafür, dass transaktionsrelevante Daten und Geschäftsprozesse integriert und wichtige Abläufe automatisiert werden. ERP-Software wie Oracle NetSuite, SAP S/4HANA oder Sage 100 bündelt typischerweise auch Betriebsdaten aus anderen Systemen, die nicht Teil des ERP-Modulbündels sind: Beispielsweise branchenspezifische CRM-, WWS- oder LVS-Systeme. Das ERP organisiert dann den Datenfluss zwischen den Systemen und stellt sie harmonisiert in einem einzigen, zentralen System zur Verfügung. Im Rahmen einer umfassenden ERP-Strategie sorgen solche vollständig integrierten Plattformen für eine reibungslose Planung und liefern einen wichtigen Beitrag zum Geschäftserfolg. Vereinfachend gesagt, sorgt ERP in Unternehmen für die Vernetzung von Mitarbeitenden, Geschäftsprozessen und Technologie.
Wie funktionieren ERP-Systeme?
ERP-Systeme bestehen zumeist aus mehreren Modulen für die verschiedenen Geschäftsbereiche. Die einzelnen Module werden meistens gesondert dargestellt, müssen aber nicht alle in Anspruch genommen werden. Beispielsweise könnte ein Logistikdienstleister, der mit dem Funktionsumfang der im ERP-System mitgelieferten Lagerverwaltung nicht zufrieden ist, ein spezialisiertes LVS verwenden. In jedem Falle ist eine Schulung der Mitarbeitenden erforderlich, da erst eine korrekte Dateneingabe und -pflege den Wert eines ERP-Systems hebt. Damit die ER-Software-Anwendungen miteinander kommunizieren können, werden sie auf einer zentralen Datenbank betrieben. ERP-Systeme weisen Standardschnittstellen auf, so dass sie mit anderen Software-Anwendungen im Unternehmen kommunizieren können, z. B. mit Software zum Management von Kundenbeziehungen (CRM) oder Software zur Verwaltung von Lieferketten (SCM). Immer eingebettet in die interne IT-Infrastruktur. Der Zugriff auf ERP-Software kann unternehmensseitig über das Intranet oder Internet erfolgen.
ERP-Systeme werden häufig On-Premise also vor Ort installiert, d. h. sie laufen auf Servern und lokaler Infrastruktur in den Unternehmen selbst. Zunehmend bieten ERP-Provider jedoch auch Cloud-basierte ERP-Lösungen an, die von Kunden über das Internet abgerufen werden können. Diese plattformunabhängige Dienstleistung hat sich unter der Bezeichnung „ERP as a Service“ – in Analogie zu Software as a Service (SaaS) – oder „Cloud-ERP-System“ oder ganz kurz „Cloud ERP“ zunehmend etabliert.
Die Verwendung von Cloud-Technologie wurde insbesondere durch die steigenden Datenmengen und Mobilitätsanforderungen der modernen Arbeitswelt getrieben. Technologien wie das Internet of Things (IoT) und Artificial Intelligence (AI) und Machine Learning (ML) erzeugen im Sekundentakt große Datenvolumen. Nach deren Auswertung und Transformation landen sie in entscheidungsrelevanter Destillation im ERP-System. Dort sorgen sie wiederum dafür, bessere Entscheidungen im Geschäftsprozess herbeizuführen. So ermöglicht Cloud-basiertes ERP schnelle technologische Anpassungen und ist damit – im Vergleich zu On-Premise installierten ERP-Systemen – hoch skalierbar.
Was ist zu berücksichtigen?
Die Einführung von ERP-Systemen ist für Unternehmen äußerst kostspielig und zeitaufwändig. Je nach Unternehmensgröße können ERP-Einführungen Jahre dauern. Klar ist: Eine ERP-Lösung, die zwar mächtig an potenziellen Möglichkeiten ist, die aber nicht der konkreten Nutzung im Unternehmen entsprechen, trifft nicht den Punkt. Ein ERP-System kann unter Umständen sehr vieles beinhalten, was nie genutzt werden wird, aber bezahlt werden muss. Im Sinne einer erfolgreichen ERP-Strategie sollten deshalb bei der Auswahl eines geeigneten ERP-Systems folgende Punkte berücksichtigt werden:
Prozesslandschaft
Im Vorfeld einer ERP-Implementierung spielt die sorgfältige Analyse der betroffenen Unternehmensprozesse eine erhebliche Rolle. Welche Prozesse soll die ERP-Lösung abbilden? Sind die Kernprozesse des Unternehmens überhaupt bekannt? Welche unterstützenden Prozesse gibt es? Welche Organisationen/Abteilungen/Personen sind über welche Geschäftsprozesse miteinander verbunden? Wie lange braucht es, die Stammdaten entsprechend zu pflegen? Wird das Tagesgeschäft für die Dauer der Umstellung beeinträchtigt? Wer ist federführend für die Einführung verantwortlich? Ebenfalls wichtig ist, den Zeitpunkt für die Einführung richtig zu wählen und den gesteckten Zeitrahmen möglichst nicht zu überschreiten.
Betriebsgröße
ERP kommt typischerweise im Mittelstand und in Konzernen zum Einsatz, eignet sich allerdings im Prinzip für jede Betriebsgröße. Größere Unternehmen nutzen häufig noch klassische On-Premise-Lösungen, die in großrahmigen Projekten eingeführt wurden. Hingegen sind in der Cloud gehostete ERP-Lösungen aufgrund ihrer guten Skalierbarkeit besonders auch für Klein-Unternehmen und mittelständische Unternehmen geeignet.
Branche
ERP-Software kann speziell für bestimmte Branchen programmiert sein, muss es aber nicht. Vor allem in der Vergangenheit wurde versucht, mit ERP-Systemen ein branchen-agnostisches Standardgerüst zu bauen. Welches ERP-System für welches Unternehmen am besten geeignet ist, hängt daher von dessen spezifischen Anforderungen ab. Am Markt gibt es verschiedenste ERP-Hersteller, deren Software spezialisierte Funktionen aufweist oder für Unternehmen entsprechend anpassbar ist. ERP-Systeme können somit in jeder Branche sinnvoll zum Einsatz kommen.
IT-Infrastruktur
ERP-Systeme laufen stets eingebettet in die IT-Landschaft eines Unternehmens und müssen entsprechend mit der bestehenden (Daten-)Infrastruktur kompatibel sein. Um auch auf Mitarbeiterseite eine hohe Akzeptanz für die sich ändernden Geschäftsprozesse zu erreichen, sollte vom Back- bis zum Frontoffice auf eine nutzerfreundliche Infrastruktur, ein einheitliches Look-and-Feel/Design und somit auf eine gemeinsame User Experience im Unternehmen geachtet werden.
Vorteile durch ERP-Systeme.
Wie jede gut abgestimmte Tätigkeit in Unternehmen, bringt auch eine zentralisierte ERP-Lösung zahlreiche wirtschaftliche Vorteile mit sich.
Gesteigerte Effizienz
Effiziente Unternehmen sind erfolgreiche Unternehmen. ERP steigert die Unternehmenseffizienz durch integriertes Datenmanagement, automatisierte Prozesse, die genaue Ermittlung der Datenflüsse und die verbesserte Verknüpfung mit bestehenden Prozessen. ERP eignet sich auch zur Simulation verschiedener Prognosen, sodass mögliche Handlungsoptionen getestet, korrigiert bzw. optimiert und dann erst ausgerollt werden können. So helfen ERP-Systeme im Bereich Customer Relationship Management dabei, Kundenbeziehungen effektiver zu verwalten (Aktualisierung von Kundendaten, Löschen veralteter Einträge, Speichern individueller oder regionaler Usancen etc.), in der Logistik die Lieferkette samt Auftrags- und Lieferantenmanagement zu optimieren (automatisierte Bestellbestätigung nach Lagerabfrage, Lieferavise an Besteller und Logistik-Dienstleister gleichzeitig, optimierte Routenplanung etc.) oder im Vertrieb durch gut definierte Abläufe den Umsatz zu steigern (Akquiseplanung, Kundenbesuche, Erkennen von Potential für Up- und Cross-Selling).
Kostensenkung
Durch korrekte und vollständige Daten aus einer einzigen Datenquelle führt ERP zu einer erheblichen Senkung der Management- und Betriebskosten. ERP sorgt für eine effizientere Nutzung aller Ressourcen, reduzierte Fehlerraten durch kohärente Produktbezeichnungen oder Artikelnummern und leichtere Rückverfolgbarkeit falls es doch zu Fehler kommen sollte. ERP sorgt für optimierte Lagerplanung und Auftrags-Abwicklung sowie für die Gewährleistung, dass etablierte Best Practices im Unternehmen auch eingehalten werden. Nicht zuletzt sorgt ERP für die ordnungsgemäße Erfassung und Darstellung aller im Rahmen von Reporting und Analyse erforderlichen Kosten. So zum Beispiel auch die genaue Berechnung aller Kosten im Zusammenhang mit dem Erwerb einer ERP-Software (Lizenz, Wartung, Schulungen, Hardware, Implementierung etc.)
Verbesserte Zusammenarbeit
Durch die im ERP-System zentralisierten und somit harmonisierten Daten verbessert sich die operative Zusammenarbeit im Unternehmen. ERP-Lösungen und eine entsprechend kommunizierte ERP-Strategie fördern darüber hinaus ein tieferes Verständnis der Fachabteilungen untereinander und erhöhen die Nachvollziehbarkeit von Managemententscheidungen für Mitarbeitende.
Durch Daten optimierte Entscheidungsbasis
ERP-Systeme unterstützen das Management darin, geschäftskritische Entscheidungen nicht nur aufgrund von Intuitionen und Schätzungen, sondern auch datenbasiert und damit verifizierbar zu treffen – beispielsweise zur effizienten Nutzung von Ressourcen bei Lieferengpässen, Fachkräftemangel oder instabilen Wechselkursen. Zudem hilft ERP dank Echtzeit-Daten und damit Echtzeit-Überblick bei ad hoc erforderlichen Beschlüssen in kritischen Situationen wie Unfällen oder unerwarteter Downtime. Auch im Hinblick auf rechtliche Aspekte der Unternehmensführung vermeidet ERP durch hohe Datenqualität Probleme im Rahmen von Finanzkontrollen und Compliance.
Welche Lösung bietet Lobster?
Mit Lobster_data vertreibt die Lobster Gruppe eine Software, die zahlreiche ERP-Lösungen hervorragend ergänzt. Denn die Middleware ermöglicht die Integration von Daten aus Systemen innerhalb und außerhalb der Organisation im Bereich EAI (Enterprise Application Integration) und EDI (Electronic Data Interchange). Die Verbindung zwischen Lobster_data und dem ERP-System erfolgt über den „DatabaseService“. Hier ist es wichtig zu erwähnen, dass alle erforderlichen Einstellungen bilateral vorgenommen werden müssen – in Lobster_data die Einbindung eines JDBC (Java Database Connectivity) Treibers sowie die Pflege der Connection-Einstellungen, datenbankseitig die Anlage eines für Lobster_data verantwortlichen Benutzers sowie die Zuweisung entsprechender Rechte an diese Person.
Manche ERP-Systeme bieten verschiedene APIs, die mittels REST oder SOAP angesprochen werden können. In diesem Fall können Nachrichten mit der exportierten Struktur-Beschreibung, ob Swagger oder auch XSD, einfach in Lobster_data implementiert werden, um so ERP-Daten einzulesen oder auch Daten für das ERP-System bereitzustellen.
Eine Besonderheit im Lobster Portfolio ist die Anbindung an das ERP-System von SAP. Lobster_data bietet hier über den „SapConnectionService“ eine sehr effiziente Lösung. Der „SAPConnectionService“ stellt die Verbindung zu SAP-Systemen über einen ähnlichen Mechanismus wie beim allgemeinen DatabaseService her. Das heißt, Verbindungen werden durch Aliase repräsentiert und aufrechterhalten, wenn sie eine gewisse Zeit ungenutzt bleiben. Neben der reinen Verbindungshaltung, die den Integration Server als Client zu einem SAP-System definiert, ist es ebenfalls möglich ALE-Szenarien zu realisieren. Hierzu besteht die Möglichkeit, sogenannte RequestListener zu benennen, die auf eingehende Anfragen des angebundenen SAP-Systems reagieren und z. B. IDocs für die Weiterverarbeitung an nachfolgende Prozesse weiterreichen. Aber nicht nur über ALE tauscht Lobster_data Daten mit SAP aus. Die Software bietet zudem die Möglichkeit einen RFC (Remote Function Call) bereitzustellen, der klar im SAP-ERP definiert ist und identisch von Lobster_data übernommen wird. Im Endeffekt sollte natürlich jedes ERP-System mindestens eine Schnittstelle bieten, die es anderen Systemen ermöglicht, sich anzubinden und Daten auszutauschen.
