Was ist EDI?
EDI steht für Electronic Data Interchange oder Elektronischen Datenaustausch zwischen unternehmensexternen Systemen. Die EDI-gestützte Übertragung selbst – beispielsweise zwischen Lieferanten und Kunden, mehreren Partnern eines Industrieverbands oder Betrieben und Behörden – läuft über ein zuvor vereinbartes Standard-Format in drei Schritten ab: Versand, Konvertierung (durch eine bei beiden Partnern eingesetzte EDI-Software) und Empfang.
Wie wird EDI implementiert?
Damit Geschäftspartner unabhängig von ihrer jeweils intern benutzten Software (ERP, WWS, AES etc.) Daten problemlos elektronisch austauschen können, müssen sie sich im Vorfeld auf einen gemeinsamen EDI-Standard einigen. Für Electronic Data Interchange zwischen europäischen Unternehmen wird zumeist EDIFACT genutzt. Allerdings gibt es zahlreiche, weitere Standards (SAP IDoc, Fortras, BMEcat, ANSI X.12, ODETTE oder ZUGFeRD etc.), die von unabhängigen Institutionen erstellt wurden und auch über Europa hinaus international einsetzbar sind. Verlassen unternehmensspezifische Formate, beispielsweise CSV-Dateien oder Texte im sog. Feste-Länge-Format (oder Fixed Length Record), das interne IT-System, werden sie von einer EDI-Software konvertiert und mit Kommunikationsprotokollen wie HTTP, OFTP2, SOAP oder X.400 an das Emfänger-Unternehmen übertragen.
Ganz konkret: Versendet ein Geschäftspartner bspw. eine Bestellung als EDI-Nachricht per Mail, nimmt sich die über eine Schnittstelle angebundene EDI-Software (auch: Middleware, EDI-Konverter, EDI-Plattform oder EDI-Anwendung) den Anhang mit der Bestellung heraus. Anhand von Dateinamen und Betreff identifiziert sie den Vorgang, konvertiert die EDI-Nachricht in das Format des Lieferanten und speist es in dessen ERP-System ein. Ist die Bestellung lieferantenseitig von allen Abteilungen bearbeitet worden, läuft der externe Prozess diesmal als Auftragsbestätigung in umgekehrter Richtung ab. Alles zeitnah und elektronisch, ohne manuelle Eingaben. Andere EDI-fähige Geschäftsprozesse sind zum Beispiel E-Invoicing, Supply-Chain-Management oder Datenaustausch mit Steuer- und Zollbehörden auch im Ausland.
Was ist zu berücksichtigen?
Zur möglichst schnellen und sicheren Vernetzung mit Geschäftspartnern ist der Einsatz einer EDI-Software sinnvoll – je nach EDI-Dienstleister on-premise, in der Cloud oder als Managed Service. Der Vorteil dieser Tools ist, dass sie bereits alle Funktionalitäten für die EDI-Konvertierung und -Kommunikation enthalten und so Unternehmen aufwändiges Programmieren ersparen. Ist die gewählte EDI-Lösung zudem No-Code basiert, können Business-Verantwortliche selbstständig spezifische Prozesse konfigurieren, elektronisch aufsetzen und die IT entlasten.
Vor dem eigentlichen Go-Live müssen sich EDI-Partner auf die Anzahl und Art ihrer Nachrichten, das unterstützte Kommunikationsprotokoll sowie den Nachrichtenstandard (z.B. EDIFACT) einigen. In einem zweiten Schritt ist – u.U. mithilfe des EDI-Providers – eine auch als ERP-Konnektor bezeichnete Schnittstelle (Datenbanktabelle, Textdatei) als Datenquelle und -ziel einzurichten – es sei denn, das im Unternehmen eingesetzte WWS oder ERP-System enthält diese bereits standardmäßig. Nach erfolgreicher Testphase mit Prüfung möglichst zahlreicher EDI-Prozesse kann schließlich auf die Produktivinstanz umgestellt und der elektronische Datenaustausch in den Unternehmensalltag integriert werden.
Wirtschaftliche Vorteile mit EDI.
Statt Bestellungen, Rechnungen, Bestands- oder Preislisten, Transportdaten, Umsatzsteuermeldungen etc. in Papierform zu versenden und manuell zu bearbeiten, automatisiert EDI standardisierte Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen und vermeidet so Fehler durch händische Eingaben, entlastet Mitarbeiter von Routineaufgaben, reduziert Sprachbarrieren, verringert die Bearbeitungszeit und senkt den Kostendruck. Nicht nur für Konzerne, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen.
Welche Lösung bietet Lobster?
Zur Umsetzung von EDI-Projekten hat Lobster die Software Lobster_data entwickelt. Als Middleware übernimmt sie beim Electronic Data Interchange eine Art Vermittlerfunktion und sorgt für den nahtlosen Datenaustausch zwischen Unternehmen, indem sie deren EDI-Formate automatisiert übersetzt.
Dabei ist Lobster_data eine EDI-Lösung, die die Verarbeitung aller gängigen Industriestandards (EDIFACT, XML, ANSI X.12, SAP IDoc, CSV, Fixed Length Record, VDA, binäres Excel, BMECat) unterstützt, über eine automatische Formaterkennung verfügt und kostenfrei über 4.000 Vorlagen enthält. Für die Übertragung im Rahmen von EDI bietet die Anwendung zudem zahlreiche Protokolle, darunter FTP(S), OFTP1 + 2, SMTP, HTTP(S), SMS, SAP-ALE, IBM-Data-Queue, Datenbanken, AS2, X.400, WebDAV, SCP, SSH sowie Webservices.
Lobster_data ist zudem durch No-Code-Technologie, fertige Funktionsbausteine und eine intuitive HTML5-Oberfläche sehr einfach zu bedienen. Falls sich in die Prozesse unsaubere Daten eingeschlichen haben oder es durch Netzprobleme zu Fehlern kommen sollte, verfügt Lobster_data über eine zentrale Monitoring-Funktion: Sie ermöglicht schnell einzugreifen und entsprechende Korrekturen zeitnah vorzunehmen.
Das größte Plus der Software ist ihr umfassender Ansatz. Denn Lobster_data ist nicht nur ein Tool für EDI, sondern auch für EAI (Enterprise Application Integration), ETL/ELT, Industrie 4.0 und IoT-Strategien. Eine Software für alles – ohne den Einsatz weiterer Lösungen!
