Was ist E-Invoicing?
Die Europäische Kommission definierte in ihrer Richtlinie 2014/55/EU E-Invoicing als den Austausch elektronischer Rechnungen, die in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übertragen und empfangen werden können. Ihre Verarbeitung erfolgt automatisiert bzw. digital, also ohne händische Eingaben. Die EU-Behörde legte ebenfalls verbindliche „Kernelemente“ für elektronische Rechnungen fest. Dazu zählen: Kennung der Rechnung, Zeitraum der Rechnung, Benennung von Verkäufer, Käufer, Zahlungsempfänger und Steuervertreter des Verkäufers, Auftragsreferenz, Lieferdetails, Art der Zahlungsausführung, Angaben von Zu- oder Abschlägen, Aufschlüsselung der einzelnen Zeilenposten der Rechnung, Gesamtbetrag der Rechnung und die gesonderte Ausweisung der Mehrwertsteuer.
Zudem hat das Europäische Komitee für Normung (CEN) über die E-Invoicing-Norm EN16931 einen Rahmen für strukturierte Rechnungen festgelegt, der es aber jedem EU-Mitgliedsstaat ermöglicht, eigene Spezifikationen – die Core Invoice Usage Specification (CIUS) – zuzulassen:
- ZUGFeRD und XRechnung in Deutschland
- Factur-X in Frankreich
- XML-Format gemäß zuständiger Behörde (NAV) in Ungarn
- FatturaPA in Italien
- Facturae in Spanien
Wie wird E-Invoicing implementiert?
Um sicherzustellen, dass rechnungsrelevante Daten unabhängig von der im Unternehmen eingesetzten Technologie ausgetauscht werden können, muss Interoperabilität und damit die Vereinbarkeit von Inhalt (Semantik), Format (Syntax) und Übermittlungsart der elektronischen Rechnung gegeben sein.
Semantische Interoperabilität heißt, dass das Dokument die oben genannten Kernelemente enthält und deren inhaltliche Bedeutung eindeutig bleibt – unabhängig davon, wie sie physisch dargestellt oder übermittelt werden. Syntaktische Interoperabilität bedeutet, dass die Rechnungsdaten in einem Format dargestellt werden, das zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht und von beiden ohne Medienbrüche digital verarbeitet werden kann. Ein reibungsloser Prozess auf syntaktischer Ebene wird entweder durch die Verwendung einer gemeinsamen Syntax oder – in zunehmendem Maße – über die technische Zuordnung (Mapping) der verschiedenen Syntax-Typen gewährleistet. In der Regel kommen hybride Formate zur Anwendung, d.h. eine Rechnung wird sowohl als druck- und lesbares Dokument als auch als strukturierte, nur maschinenlesbare Datei verschickt.
B2G-Übertragungswege für Deutschland sind:
- Web-Erfassung mit manueller Rechnungsdatenerzeugung an den Rechnungseingangsplattformen (ZRE und OZG-RE) des Bundes
- Anmeldung an den Plattformen des Bundes und dort Upload von E-Rechnungen aus externen Systemen
- Nutzen des gemeinnützigen Pan-European-Public-Procurement-OnLine-Netzwerks, kurz PEPPOL, zum Ex- und Import elektronischer Rechnungen aus verschiedenen Systemen.
- PEPPOL eignet sich besonders für den Massenversand von Rechnungen, aber auch für kleinere Unternehmen
- E-Mail-Versand zur Übermittlung extern erzeugter Rechnungen an die Plattformen des Bundes.
Was ist zu berücksichtigen?
Von Regierungsseite wird der elektronische Austausch von Rechnungen nicht nur im öffentlichen Auftragswesen (B2G), sondern auch im B2B- und B2C-Bereich immer mehr gefördert und durch Gesetze formalisiert. Deshalb sollten bei der Einführung und konkreten Umsetzung von E-Invoicing folgende Punkte berücksichtigt werden:
Branchenabhängige Formate
Im elektronischen Datenaustausch (EDI) bevorzugen bestimmte Branchen häufig bestimmte Formate. So kann das Versenden und Empfangen von Rechnungen über EDI-Standards wie EDIFACT, VDA, UBL 2.1, UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) oder ANSI.X12 und ihre Subsets erfolgen. Erschwerend kommt hinzu, dass selbst bei Verwendung identischer Formate, unterschiedliche Versionen verwendet werden. Im Vorfeld ist es deshalb empfehlenswert, sich mit Geschäftspartnern auf ein gemeinsames Format zu verständigen oder eine entsprechende EDI-Software zu verwenden.
Einschränkungen durch bestehende ERP-Systeme
Nicht alle ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, elektronische Rechnungen bzw. dafür nötige Vorprodukte (z.B. PDF/A-3) zu im- und exportieren. So sollten im Rahmen von E-Invoicing ERP-Systeme unter anderem in der Lage sein, den elektronischen Beleg der Ausgangsrechnung auf die geforderten Kernelemente zu überprüfen und die fehlenden Daten ggf. automatisch zu ergänzen. Auch bei der Eingangsrechnung sollte ein Beleg erzeugt werden, der keine händischen Eingaben mehr erfordert.
Einhalten prozessualer Vorgaben
Immer mehr Länder erlassen verbindliche Vorgaben für das elektronische Invoicing. Für Rechnungssteller und -empfänger ergibt sich somit die Verpflichtung zur gesetzeskonformen Gestaltung digitaler Rechnungen u.a. im Hinblick auf die geforderten Kernelemente (s.o.), Formate, Verschlüsselung und Signierung sowie weiterer Prozess-Vorgaben: Welche Rechnungseingangsplattformen müssen genutzt werden, welche privaten Plattform-Provider sind zertifiziert, welche Zertifikate sind beizufügen, welche Übermittlungswege einzuhalten? Um Compliance mit bestehenden Vorschriften zu gewährleisten, empfiehlt sich der Einsatz spezialisierter Tools und entsprechende Beratung.
Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung in der EU
Vorreiter beim E-Invoicing in der EU ist Italien (FatturaPA), aber auch Ungarn, Polen und Frankreich sind ähnlich aktiv. Für alle international ausgerichteten Unternehmen ist es daher erforderlich, sich mit den jeweils nationalen Vorgaben auseinanderzusetzen. Das gilt umso mehr, als sich in der EU eine Priorisierung von Clearing Centern gegenüber einem Post Audit abzeichnet. Eine Tendenz, die den Einsatz EDI-basierter Lösungen zwingend erforderlich macht.
Vorteile durch E-Invoicing.
E-Invoicing zielt darauf ab, alle ausgehenden und eingehenden Rechnungen automatisch zu überprüfen und zu verarbeiten. Die Optimierung aller Fakturierungsprozesse bringt für Unternehmen folgende Vorteile mit sich:
Erhebliche Einsparpotenziale
Digitales Rechnungsmanagement vom Eingang bis zur Genehmigung und die zentrale Archivierung der Rechnungen senken die Ausgaben im Vergleich zum papiergestützten Prozess erheblich: Kosten für Material, Druck, Porto und Verarbeitung entfallen gänzlich, dank schneller Rechnungsbegleichung können Skonto-Erträge generiert werden. Der zu leistende Aufwand sinkt des Weiteren dadurch, dass elektronisch erstellte Rechnungen keine Eingabefehler aufweisen und damit weniger Korrekturschleifen durchlaufen müssen, sich Prozesszeiten generell verkürzen und weniger Personalressourcen binden.
Höhere Datenqualität
Der Austausch elektronischer Rechnungen fördert die Transparenz im Zahlungsverkehr. Durch die automatische Datenverarbeitung und die konsequente Validierung der eingegeben Rechnungsdaten steigt die Datenqualität und somit die Vertrauenswürdigkeit der Unternehmensangaben sowohl gegenüber (Steuer-)Behörden als auch Geschäftspartnern. Forderungen und Verbindlichkeiten sind zuverlässig berechenbar und Finanz-Analysen aussagekräftiger. Nutzen Unternehmen das Angebot von PEPPOL, wird – im Gegensatz zum Versand per E-Mail beispielsweise – die korrekte Zustellung der Rechnung mit einer Empfangsbestätigung dokumentiert.
Verbesserter Cashflow
Die Möglichkeit über E-Invoicing-Prozesse den Status von Rechnungen in Echtzeit zu verfolgen, führt zu einer besseren Kontrolle der Finanzströme und letztlich zu mehr Liquidität im Unternehmen. So können Verbindlichkeiten bis zum letzten Moment der Zahlungsfrist zurückgehalten, bei günstigen Skontobedingungen sofortige Zahlungen freigegeben und ausstehende Forderungen durch automatisierte Mahnprozesse schneller eingetrieben werden. Zudem amortisiert sich die Investition in spezialisierte Software, das Aufsetzen optimierter Prozesse und die Schulung von Mitarbeitenden zumeist in weniger als einem Jahr.
Welche Lösungen bietet Lobster?
Im Rahmen seiner Software für Datenintegration Lobster_data, bietet Lobster fertige Lösungen für das Erzeugen und Verarbeiten elektronischer Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD für Deutschland, FatturaPA für Italien, XML für die zuständige Steuer- und Zollbehörde NAV in Ungarn und Facturae in Spanien.
Unterstützt wird zudem der Standard PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), der bei öffentlichen Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union Anwendung findet. In diesem Rahmen empfiehlt Lobster_data Nutzern die Zusammenarbeit mit dem als PEPPOL Access Point zertifizierten Partner Storecove und bietet entsprechend ein Profilpaket zu dessen API an.
Auch das Handling von Zertifikaten und die Konfiguration von Kommunikationswegen stellen Anwender von Lobster_data vor keine Herausforderung. Denn die Kommunikation per REST und den Protokollen HTTPS oder AS2 beziehungsweise AS4, die im Zusammenhang mit E-Invoicing häufig Verwendung finden, werden in Lobster_data nativ unterstützt. Jeder einzelne Kommunikationsweg wird in der Partnerverwaltung zentral gepflegt und steht somit sowohl für den Empfang als auch Versand von Daten zur Verfügung.
Auch für ERP-Systeme, die nicht in der Lage sind, den für die Erzeugung erforderlichen Archivierungsstandard PDF/A-3 zu erfüllen, bietet Lobster Module für die Vor- und Nachverarbeitung.
