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Vernetzung 4.0 – So gelingt die standardisierte Datenintegration

Die Anbindung von Partnern und Kunden, der Datenaustausch mit Lieferanten und Logistikern, die Vernetzung interner Systeme für einen optimierten Arbeitsablauf – die Digitalisierung hat viele Spielarten. Und die Anforderungen sind in jedem Fall sehr individuell. Entsprechend einzigartig sehen auch die Lösungen aus, mit denen die Unternehmen sich dem Thema Digitalisierung stellen. Eins ist allerdings allen gemeinsam: Sie gehen das Thema aktiv an, planen sorgsam und setzen ihre Projekte mit einem hohen Maß an Professionalität um. Der Erfolg gibt ihnen Recht.

Engelbert Strauss: Automatisieren und einfach bestellen

Es ist eine der hervorragenden Adressen in Deutschland und Europa: Ob Hosen, Jacken, Handschuhe oder Schuhe, ob Schutz für Kopf, Gehör, Knie oder Augen – seit der Gründung 1948 hat sich die Engelbert Strauss GmbH & Co. KG den Bereichen Arbeitsbekleidung, Arbeitsschutz und Betriebsbedarf verschrieben. Dass dabei auch modische Aspekte nicht zu kurz kommen, zeigt die aktuelle Stunt´n´Media Kollektion, die Teil des neuen Black Labels ist.

Engelbert Strauss ist der trendführende Markenhersteller für Berufsbekleidung und Arbeitsschutz. Mit knapp 30.000 Artikeln aus den Bereichen Berufsbekleidung, Arbeitsschuhe, Arbeitsschutz, Werkzeug, Büromaterial und Betriebsbedarf sichert das Unternehmen seinen Kunden aus Handwerk, Industrie und Dienstleistung eine zuverlässige Komplett-Versorgung für den täglichen Arbeitseinsatz.

Mit den Eigenentwicklungen, gezielt abgestimmt auf die Bedürfnisse der verschiedenen Branchen, bietet Engelbert Strauss optimale und ganzheitliche Lösungen für den individuellen Bedarf. Von der Arbeitsbekleidung bis hin zum Werkzeug hält es die gesamte Sortimentsbreite in großer Stückzahl für den sofortigen Versand bereit. Über den Engelbert Strauss Hauptsitz im hessischen Biebergemünd versendet das Unternehmen seine Produkte europaweit.

Leichter Zugang zum vielfältigen Angebot 

Damit Privat- und Unternehmenskunden einen leichten Zugang zum vielfältigen Angebot finden, hat man in den letzten Jahren Stück für Stück den Katalogvertrieb um diverse Online-Wege erweitert. „Die Formate sind dabei sehr unterschiedlich“, erläutert IT-Projektleiter Ingo Waitz von Engelbert Strauss. Bestellungen über den eigenen Webshop gehören ebenso dazu wie diejenigen aus SAP oder aus diversen Warenwirtschaftssystemen der Unternehmenskunden heraus. „Viele unserer Bestellungen laufen bisher noch über Mail, Fax oder Post. Das macht natürlich bei der Eingabe in unsere eigenen Systeme viel Arbeit“, beschreibt Waitz die Situation. Deswegen freut man sich bei Engelbert Strauss über jeden Kunden, der direkt digitale Daten liefert.

Damit das möglichst einfach funktioniert, suchte man nach einer Lösung, mit der sich ohne Programmieraufwand unterschiedlichste Kunden und Systeme in kürzester Zeit anschließen lassen und entschied sich für Lobster_data. „Wir profitieren bei diesem Schritt zu einer durchgehenden Digitalisierung sehr von den Erfahrungen von Lobster“, freut sich Waitz.

Bestellungen fehlerfrei, schnell und transparent

Zunächst installierte man eine Testversion, bei der man gemeinsam ein erstes Test-Mapping erstellte. Zusammen mit Lobster verband man danach einen ersten realen Kunden und integrierte die Kundendaten aus dessen System ins eigene Format – „vollkommen problemlos“, wie Waitz sagt. Das Mapping neuer Kunden hat man bei Engelbert Strauss deshalb direkt an Lobster ausgelagert. „Um die Änderungen kümmern wir uns dann selbst“, erklärt Waitz. Mit einer eintägigen Anwenderschulung machte sich das Team für die eigenen Aufgaben fit. „Wir merken bereits jetzt, dass der Vertrieb sich weniger um das Erfassen von Bestellungen und mehr direkt um seine Kunden kümmern kann“, beschreibt Waitz die ersten Effekte. „Die Digitalisierung erleichtert es unseren Kunden und uns, Bestellungen fehlerfrei, schnell und transparent abzuwickeln.“

Auch die weiteren Erfahrungen zu Support und Systemstabilität sind bei Engelbert Strauss ausgezeichnet. „Das System, das wir als Webhosting-Lösung verwenden, läuft wunderbar stabil. Zudem, ist Lobster_data einfach zu bedienen, der Support liefert, wenn wir ihn tatsächlich mal benötigen, schnell und kompetent Rückmeldung. Bisher ist meine Erfahrung: Es gab nichts, was nicht geht.“
Die guten Erfahrungen machen freilich Lust auf mehr. Der leichte Zugang und die problemlose Verknüpfung von Daten lassen sich auch in anderen Unternehmensbereichen einsetzen. So haben denn die Engelbert Strauss-Produkte mit dem Lobster_data vor allem eines gemeinsam: Beide sind Multifunktionale Workwear für höchste Ansprüche.

DATEV: Make or buy

Make or buy – das war die Frage, die sich die DATEV bei der Überarbeitung der Datenintegration im Jahr 2016 stellte. 1966 von 65 Steuerbevollmächtigten gegründet, gehört das Softwarehaus heute mit mehr als 40.000 Mitgliedern und über 7.000 Mitarbeitern zu den erfolgreichsten deutschen Unternehmen, wenn es um hochwertige Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen geht.

Seit 1966 haben sich die Anforderungen an die automatisierte Übermittlung von Daten der Steuerberater und deren Mandanten deutlich verändert. Aus der einfachen Kommunikation zwischen Mitglied und Rechenzentrum ist heute ein komplexes Netzwerk zwischen Mitgliedern, DATEV und Partnern geworden, das höchste Performance und bestmögliche Prozesssicherheit bieten muss. Der Datenaustausch mit der sozialen Sicherung, mit dem Finanzwesen, mit der Finanzverwaltung und zunehmend weiteren Partnern in Privatwirtschaft und E-Government ist zu einer der wichtigen Aufgaben des IT-Dienstleisters geworden. Die Frage der Datenintegration ist dabei eines der Schlüsselthemen, mit denen sich die hoch qualifizierten DATEV-Spezialisten regelmäßig auseinandersetzen.

Datenaustausch und Datenintegration als Schlüsselthema

„Wir haben bei der Datenintegration viel Erfahrung und eine lange Geschichte“, erläutert Christoph Salzhuber, ProductOwner der DATEV-Datenübermittlung. „Die langfristige Modernisierung unseres Systems ist für unsere qualitativ hochwertigen Dienstleistungen ein wichtiger Faktor.“ Deswegen haben sich Salzhuber und sein Team mit dem Thema intensiv auseinandergesetzt. Kompetenz und Entwickler für eine eigene Lösung habe man grundsätzlich im Haus. „Deswegen haben wir sehr kritisch geprüft, ob wir das selbst entwickeln wollen oder ob es am Markt Lösungen gibt, die wir einsetzen können.“

Neben den technischen Aspekten bewertete die DATEV auch finanzielle Aspekte. Man setzte einerseits ein eigenes Entwicklerteam an die Aufgabe, die einen Lösungsvorschlag unterbreiten sollten. Mit einer Marktrecherche prüfte man bestehende Produkte, lud Unternehmen zur Präsentation ein, prüfte Leistung, Funktionen und Flexibilität der Programme. „Einige Anbieter bepreisen ihre Software nach Lastspitzen“, erläutert Salzhuber. „Das hätte bedeutet, dass wir aus Kostengründen ständig versucht hätten, die Lasten gering zu halten, obwohl unsere Systeme das problemlos vertragen hätten. Mit der Enterprise-Version von Lobster sind wir dagegen in der Skalierung frei und wir können uns auf die Optimierung bestehender Prozesse und die Integration neuer Kommunikationsverfahren konzentrieren.“

Kosten-Nutzen-Aspekt

Der Test mit dem eigenen Entwickler-Team zeigte schnell auf, dass für einige der gewünschten Leistungen viel Aufwand auf die Abteilung zugekommen wäre. „Der Kosten-Nutzen-Aspekt sprach da eindeutig für eine Lösung von außen, die etablierte Standards bereits komfortabel abdeckt“, sagt Salzhuber. Dass man sich in Nürnberg für Lobster entschied, lag allerdings nicht nur an dem ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnis. Man ließ sich in einem isolierten Rechenzentrumsbereich im Rahmen eines Proof of Concept erst einmal live zeigen, wie Partner über normierte Schnittstellen angebunden werden und verarbeitete zusammen mit einem Kunden große Mengen an Testdaten. „Die Integration in das Leistungsspektrum und Arbeitszeiten wie etwa eine Kundenanbindung per Standardprozess in 40 Minuten haben uns sehr beeindruckt“, so Salzhuber. „Hinzu kommt die Bereitschaft von Lobster, sich auf unsere Fragestellungen und zum Teil sehr speziellen Bedürfnisse einzulassen.“ Wichtig ist auch das Thema IT-Sicherheit, das nicht nur bei der DATEV naturgemäß oberste Priorität genießt.“

Beim ersten Referenzkunden, mit dem DATEV startete, galt es ein umfangreiches Set an Schnittstellen anzubinden. „Wir haben PayPal an unser Rechenzentrum angebunden. Da geht es um die Übermittlung von Kontoumsatzinformationen, die automatisiert für die Mandanten von PayPal abgeholt werden, um sie in die Buchhaltung des Mandanten zu überführen“, erklärt Salzhuber. Im nächsten Schritt wurden inzwischen drei weitere Partner angebunden, bei denen Beleginformationen nun über das standardisierte AS2-Protokoll übertragen werden. Also ein Verfahren, das speziell für den Austausch von Geschäftsdaten entwickelt wurde und bei dem umfangreiche Sicherungsmechanismen wie Verschlüsselung, Integritätsschutz und Absenderauthentifizierung sowie eine Empfangsbestätigung zur fachlichen Quittierung gegeben sind. Hier zeigt Lobster seine Stärken. Neben der Partnerintegration wird die Lobster-Systemlandschaft für einen hochverfügbaren Betrieb erweitert. „Für uns ist vor allem wichtig, dass nach einer schnellen Integration von Standardprozessen der Betrieb, wie in allen anderen Fällen auch, sicher, nachvollziehbar und auch bei großen Datenmengen stabil und zuverlässig läuft. Außerdem sind wir regelmäßig mit neuen Fragestellungen konfrontiert. Mit Lobster_data haben wir hier eine Lösung gefunden, die unser Portfolio an Datenaustauschlösungen flexibel ergänzt.“

Die Block Gruppe: Perfekt zubereitete Daten für Steak & Co.

Wer leckere Steaks in uriger Atmosphäre mag, kennt sie sicher, die Block House Restaurants, von denen es alleine in Deutschland mehr als 40, in Europa inzwischen über 50 gibt. Doch das Unternehmen dahinter ist um einiges größer. Zwei Hotels gehören dazu, die Premium-Burger-Kette Jim Block, dann die die Block House Fleischerei GmbH und die Block Menü GmbH, die vor allem externe Kunden aus der Gastronomie und Hotellerie versorgen, schließlich die Block Handels GmbH, die Block House-Produkte über den Lebensmitteleinzelhandel und online vertreibt. Klar, dass hier intern wie extern vielfältige Daten ausgetauscht und in andere Systeme integriert werden müssen. Das sicherzustellen ist die Aufgabe der Block Systems GmbH, die die IT der Gruppe betreut.

Lösung mit einem breit aufgestellten Datenkonverter

In den letzten Jahren arbeitete das Unternehmen bei der EDI-Datenintegration mit einem externen Dienstleister zusammen. Doch die vorherige Lösung war zunehmend von ihren Leistungen unzureichend. Änderungen und Prozesse dauerten sehr lange, wie z.B. die Umsetzung kurzfristiger Kundenanforderungen. Die Block Systems entschied sich deshalb, nach einer internen Lösung Ausschau zu halten. Als SAP-Anwender gab es grundsätzlich drei Lösungsmodelle: eine Stand-alone-EDI-Lösung, eine in SAP integrierte EDI und eine größere Lösung mit einem breit aufgestellten Datenkonverter. Die IT-Spezialisten von Block Systems nahmen letztlich sechs Produkte genauer unter die Lupe – und entschieden sich am Ende für Lobster_data. Ausschlaggebend war, dass neben der reinen EDI-SAP-Integration auch weitere Optionen für die Datenintegration geboten wurden, die in einem zweiten Schritt ebenfalls gut automatisiert werden konnten.

Ende 2016 installierte das Unternehmen Lobster_data als Standardsoftware für Datenintegration. Die Einbindung neuer Kunden erfolgte ab sofort über Lobster_data. Bestehende Kunden stellte die Block Systems Stück für Stück nach Bedarf um. Die aktuelle Lösung bietet viele weitere Optionen. Inzwischen stellte die Block Systems auch interne Schnittstellen auf Lobster_data um. Und Ende 2017 bildete der IT-Spezialist eine komplette Webshop-Integration über Lobster_data ab.

Die Vorteile, welche die Block Systems aufzeigt, sind vielfältig. Die ursprüngliche Herausforderung der Reaktionsgeschwindigkeit ist gelöst. Externe Unterstützung bei der Datenintegration wird nicht mehr benötigt. Das System ist einfach in der Anwendung und bietet in unkomplizierter Weise eine Automatisierung der Schnittstellen und Entlastung der Administratoren. Zudem steigt die Transparenz der Prozesse. Geschwindigkeit und System-Stabilität sind zwei weitere Vorteile der Anwendung. Beratung und Service von Lobster waren bei der Einführung extrem hilfreich, mussten aber aufgrund des anwenderfreundlichen Systems kaum in Anspruch genommen werden. Mit ein, zwei Schulungen sind dem Anwender Feinheiten und Nutzerdetails bekannt Einmal integriert läuft Lobster_data problemlos und lässt sich mit wenigen Klicks jederzeit an neue Anforderungen anpassen.

Für die Block Gruppe stehen Qualität und Kundenservice an oberster Stelle. Daher ist es das größte Lob, wenn die dazugehörige Block Systems auf die Frage „Würden Sie sich nochmals für Lobster entscheiden?“ mit einem überzeugten „Ja, natürlich“ antwortet. Das Nachsehen haben allein die IT-Spezialisten und Trainer von Lobster. Die wären gerne nochmals nach Hamburg in die Zentrale der Block Gruppe gefahren. Wegen der exzellenten Steaks.

Quelle: it-daily
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