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Supply Chain: Automatisierte Lieferung und fristgerechtes Order-Management

Natürlich ist Logistik ein komplexes Thema, weil viele Prozesse reibungslos ineinander greifen müssen und weil meist viele Partner am Prozess beteiligt sind: Kunde, Händler, Hersteller, externes Lager, Lieferanten und Subunternehmer tauschen rege Daten aus. Dazu gehören Bestelldaten, Sendungsinformationen, Ladelisten, Empfangsprotokolle, Rechnungen, Gutschriften – unterschiedlichste Informationen, die über diverse Formate, selbst programmierte Schnittstellen und heterogene Systeme hin und her geschoben werden. Und wie das so ist, wenn solche Informationen über dutzende von Systemen mit hunderten von Softwareprogrammen in tausenden von Versionsnummern versandt werden: Nicht alles läuft wie geplant. Oft sind es die Medienbrüche, die Probleme bereiten. Ladepapiere, die ausgedruckt und wieder eingescannt werden etwa. Genauso oft liegt das Problem heute allerdings in der mangelhaften Kommunikation der diversen IT-Systeme. Beim Kunden nicht ausgeliefert, weil das System die Hausnummer nicht übernommen hat. Lagerliste nicht aktualisiert, weil der Server down war und es niemand gemerkt hat. Spediteur beim Kunden nicht avisiert, weil das Mapping fehlerhaft war.

Die IT muss vielseitigen Anforderungen genügen

Klar ist: Die Anforderungen der Teilnehmer an solchen Logistik-Ketten sind vielseitig und sehr heterogen. Hinzu kommt, dass besonders im internationalen Datenaustausch Standards für Formate nicht immer gewährleistet sind. Der Klassiker: Ein Smartphone-Hersteller etwa bestellt für seine Geräte Gyro-Sensoren, mit denen die Smartphones beispielsweise auf Lageänderungen reagieren können. Er erhält stattdessen Barometer-Sensoren. Ein erfahrener Lagerist oder Techniker hätte das bemerkt: Ein Gyrosensor ist mit rund 15 mm² etwa dreimal so groß wie das nur 5 mm² große Barometer. Da die Kiste in diesem Fall über die deutsche Niederlassung eines Herstellers aus Fernost geliefert wurde, ist guter Rat – und schneller Service – in solch einer Situation meist teuer. Die Folge: Produktionsstillstand.

Solche und ähnliche Probleme entstehen, wenn beispielsweise die Datensysteme des Lagers in Fernost nicht mit den internationalen Niederlassungen kommunizieren können. Oder weil Dateien auf ihrer Reise beschädigt werden. Oder weil es Probleme mit individuell programmierten Schnittstellen zwischen deutschem Vertrieb und asiatischer Muttergesellschaft gibt. Abhilfe kann man schaffen, wenn die Zuverlässigkeit der Datenverfügbarkeit erhöht wird, indem die für den Prozess zuständige Software für Datenintegration weltweit auf den jeweiligen Servern zeitgesteuert automatisch die benötigten Daten abfragt und in die gewünschten Formate überträgt. Ganz wichtig: Wenn der japanische oder chinesische Server mal nicht erreichbar ist, muss der IT-Leiter aus dem System heraus automatisch eine E-Mail oder SMS erhalten. Und in einer professionellen Software sollte man auch alternative Optionen als automatisierte Routinen hinterlegen können.

Daten richtig interpretieren

Die richtigen Produkte zur richtigen Zeit in der richtigen Anzahl am richtigen Ort: Damit das funktioniert, müssen die Daten im nationalen wie im internationalen Handel richtig interpretiert werden. Zudem benötigen die deutschen Tochterunternehmen die zur Verfügung gestellten Daten manchmal auch noch in unterschiedlichen Formaten – etwa zur Speicherung in Sharepoint im xls-Format oder zur maschinellen Verarbeitung in XML oder EDIFACT. Auf diese Daten können dann wiederum Endkunden zugreifen. Anforderungen, die in multinationalen Konzernen zum Alltag gehören.

Datenintegration und SCM müssen reibungslos zusammenarbeiten

Damit stets die richtigen Produkte bei der passenden Vertriebsniederlassung landen, um von dort aus zu den Produzenten und anderen Kunden zu gelangen, ist es sinnvoll, wenn die Software, die die reibungslose Datenintegration sicherstellt, und die SCM-Software als effiziente Schaltzentrale heterogener Lieferketten reibungslos zusammenarbeiten, damit alle Partner einer Lieferkette immer auf dem aktuellen – und richtigen – Stand sind. Dazu gehört ganz wesentlich das integrierte Datenmanagement. Hier muss gewährleistet sein, dass möglichst jede Datenquelle ohne Programmieren mit einfachem Konfigurieren angebunden und für die Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden kann. Und natürlich muss gewährleistet sein, dass die eigenen Bestandssysteme ebenso wie die Systeme der anzubindenden Geschäftspartner nicht verändert werden müssen.

Problem Datenintegrität: 25.000 Kilo Reinigungsmittel – aus Versehen

Manchmal liegt der Teufel ja im Detail. Dann geht es nicht nur darum, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren sondern auch darum, gleichzeitig die Integrität der Daten sicherzustellen. Denn immer wieder liegt es an fehlerhaften Daten, wenn Ware nicht rechtzeitig ausgeliefert wird – etwa wenn eine Kommastelle bei der Nachorder verrutscht oder Bestellungen zu spät eingehen. Allein die Regularien für den Versand von Stückgut füllen vier DINA4-Ordner. Da kann der zuständige Mitarbeiter schnell den Überblick verlieren.

Deshalb ist es unabdingbar, dass die SCM-Software als rein konfigurierbare Lösung die gesamte Lieferkette im Griff hat und so Fehler verhindert. Zum Beispiel, wenn ein Chemiehersteller 2.500 Kilo Reinigungsmittel als Stückguttransport versenden möchte. Der Mitarbeiter des Chemieherstellers gibt dafür seine Daten selbständig in eine in der SCM-Software erstellte Webmaske seines Logistik-Dienstleisters ein. Diese Webmaske besitzt im besten Fall genau die Felder und Funktionen, die der Logistiker für seine tägliche Arbeit benötigt und führt den Kunden durch die Bestellung. Verrutscht bei der Dateneingabe versehentlich ein Komma um eine Stelle, werden aus 2.500 Kilo schnell 25.000 Kilo. Viele Systeme erkennen solche Fehler nicht und schließen den Auftrag ab. Gute SCM-Lösungen hingegen melden dem Kunden automatisch, dass es diese Menge nicht mehr als Stückgut-Ladung versendet, denn die darf nicht schwerer als 2.500 Kilo sein – und der Mitarbeiter kann die Fehlereingabe korrigieren. Das System wird also mit den Regeln für den Stückgut-Versand gefüttert. Es kennt dann jedes Detail, das der Logistiker im operativen Geschäft beachten muss, etwa die Anzahl der Versandstücke, die zu verwendenden Packstückarten, maximale Länge, Breite und Höhe der Ladung sowie Laufzeiten und Abfahrtszeiten bei Exportsendungen. Eine breite Palette an Zusatzdiensten kann hinzukommen, die ein Logistiker dann auch seinen Kunden anbieten kann. Die SCM-Software prüft in solchen Fällen jeden Kundenauftrag auf diese Parameter, bei chemischen Gütern etwa zusätzlich die Unternehmens-Richtlinien für einen Gefahrgut-Transport.

Widersprüche automatisch erkennen

Das automatische Erkennen von Widersprüchen jeder Art sollte eine weitere Aufgabe einer guten SCM-Software sein. Die Software fungiert dann als Feuerwehr: Gibt ein Kunde zum Beispiel an, dass der Logistiker die Ware am nächsten Tag ausliefern und ihn einen Tag vorher telefonisch benachrichtigen soll, ist das technisch nicht möglich, da die Ware über Nacht transportiert wird. Die Software macht den Kunden sofort darauf aufmerksam. Das bedeutet: Durch klar definierte und im System abgebildete Prozesse erkennt der Nutzer sofort, welche Zusatzoptionen möglich sind und welche nicht. Dadurch reduziert sich die Nacharbeit und die Transportprozesse werden effektiver gestaltet.

Transparenz, einfache Bedienung, System-Schnelligkeit, Effizienz und Konfigurieren statt Programmieren sind die Faktoren, nach denen sich der Erfolg bemisst. Und die Fähigkeit, jederzeit agil und flexibel auf zukünftige Anforderungen reagieren zu können. So können alle am Logistik-Prozess Beteiligten sicherstellen, dass automatisiert die richtigen Prozesse angestoßen werden, dass Fehler rechtzeitig erkannt und behoben werden und dass die passende Lieferung fristgerecht beim Kunden ankommt.

 

10 Tipps: Worauf Sie bei Supply Chain Management-Software achten sollten

1. End-to-End durch Konfiguration: Eine gute Supply-Chain-Software sollte systemübergreifend – also End-to-End – und innerhalb kürzester Zeit eingesetzt werden können; ohne  Programmierkenntnisse beim Anwender. Wählen Sie eine Software, die der Endanwender komplett konfigurieren kann.

2. Ausprobieren: Testen Sie die Software Ihrer Wahl und nehmen Sie nur eine Lösung in die engere Wahl, die einfach und intuitiv, zum Beispiel mittels Drag & Drop Funktionen, zu bedienen ist.

3. Alles abbildbar: Stellen Sie sicher, dass das System in der Lage ist, wirklich alle Flüsse von Rohstoffen, Bauteilen, Halbfertig- und Endprodukten, alle Informationen jeglicher Systeme und Beteiligten entlang der gesamten Wertschöpfungs- und Lieferkette vom Rohstofflieferanten bis zum Endkunden – von Anfang bis Ende – einzubeziehen.

4. Problemlose Datenintegration: Achten Sie auf integriertes Datenmanagement, um die reibungslose Zusammenarbeit aller Partner einer Lieferkette zu ermöglichen. Wichtig: Die Systeme der Partner sollten unverändert bestehen bleiben können – national wie international.

5. Einfaches Handling: Stellen Sie sicher, dass Ihnen intelligente Workflow-Technologien dabei helfen, die Benutzerinteraktionen auf ein Minimum zu reduzieren, um den Prozess durch eine hohe Automatisierung möglichst effizient zu gestalten.

6. Prüfung inbegriffen: Die SCM-Software muss inkonsistente Daten bzw. fehlerhafte Dateneingaben erkennen und entweder den Benutzer warnen oder noch besser automatisiert nach entsprechenden Regeln eigenständig beheben. Dies erspart Ärger und Kosten.

7. International: Eine ganzheitliche Zeitzonen-Unterstützung ermöglicht die einfache internationale Ausweitung des Einsatzgebietes.

8. Mehrsprachig: Schön ist, wenn die Software Ihre internationalen Kolleginnen und Kollegen jeden Morgen jeweils in ihrer Muttersprache begrüßt. Mehrsprachigkeit ist in unserer globalen Welt ein absolutes Muss.

10. Anpassen ohne Programmieren: Die jeweiligen Geschäftsobjekte, wie zum Beispiel Lieferschein oder Sendng, müssen flexibel über Konfigurationen und ohne Programmieren in Prozesse, Masken oder Workflows eingebunden und auch wieder verändert werden können.

11. Standardsoftware: Achten Sie auf den Einsatz einer Standard-Software für Datenintegration und -management statt Eigenprogrammierung. Das spart Kosten und Nerven, wenn Prozesse geändert werden müssen und wenn Sie Updates benötigen. Und irgendwann müssen sie geändert werden.

 

Quelle: https://www.it-daily.net/it-management/industrie-4-0/21293-automatisierte-lieferung-und-fristgerechtes-order-management

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