Was ist Automatisierung?
Seit der Industrialisierung setzt der Mensch in zunehmendem Maße Maschinen ein, um arbeitsintensive Vorgänge automatisiert zu erledigen. Mit dem Aufkommen der IT wurden den 1970er Jahren automatisierte Lösungen vor allem genutzt, um Arbeitsschritte weiter zu vereinfachen und den Einsatz von Maschinen gezielt zu steuern. Heute wird im Zuge von Automatisierung und digitaler Transformation auf IT-Systeme zurückgegriffen, um Prozessabläufe und -schritte miteinander zu vernetzen, komplexe Prozesse oder sich wiederholende Aufgaben ohne menschliche Interaktion ablaufen zu lassen und menschliche Fehler bei der Arbeit zu vermeiden. Diese Entwicklung hin zu digitaler Automatisierung wird auch als „Vierte Industrielle Revolution“ oder Industrie 4.0 bezeichnet.
Dabei wird der Begriff Automatisierung sowohl für das Automatisieren als Vorgang als auch für das Ergebnis von Automatisierung verwendet.
Wie funktioniert Automatisierung?
Werden Geschäftsprozesse in Organisationen im Rahmen digitaler Lösungen zunehmend rechner-gestützt und ohne Medienbrüche ausgeführt, sammelt das zentrale IT-System im Unternehmen sämtliche Daten eines Business Process. Diese Daten können genutzt werden, um den Prozessablauf zu überwachen (Vergleich von Ist-Ablauf und Soll-Ablauf), die Aufgaben im Rahmen der Workflow-Automation zu segmentieren und zu steuern: Anstoßen des nächsten Schritts, temporäres Stoppen eines Teil-Prozess, Einleiten korrigierender Maßnahmen.
Das Ergebnis dieser Entwicklung ist, dass selbst vielschrittige, vernetzte Prozessabläufe ohne aktives Eingreifen von Menschen stattfinden können. Nur bei Abweichungen vom definierten Soll-Prozess in Ausnahmesituationen, die nicht automatisiert zu lösen ist, rekurriert auch Automatisierung auf den Menschen und überlässt ihm die beste Reaktion zur Lösung der Ausnahme (Management by Exception).
Pain Points ohne Automatisierung.
Verschwendung wertvoller Personal-Ressourcen
Nicht nur im IT-Bereich fehlt es an Fachkräften, auch andere Branchen klagen über Personalmangel oder Qualifikationslücken. Automatisieren Organisationen ihre Abläufe nicht, verschwenden sie oft wertvolle Kapazitäten. Erledigt die IT-Abteilung beispielsweise Patches manuell oder mangelt es im Shop Floor an Workflow Automation, fehlen Zeit und leistungsbereite, weil nicht durch Routine-Aufgaben blockierte Mitarbeiter.
Unzureichende Datenanalyse
Manche Unternehmen sammeln sehr große Datenmengen, ohne diesen Informationsvorrat richtig aufbereiten zu können. Die rein kognitive Analyse durch den Menschen reicht aber häufig nicht aus, um aus komplexen Prozessketten Fehlerquellen und Abhängigkeiten herauszufiltern. Ohne Automatisierung gehen daher wertvolle Erkenntnisse verloren, bislang unbekannte Korrelationen bleiben unerkannt und Daten können sich nicht zu den Business Assets entwickeln, die sie eigentlich sind.
Schleppende Prozesse als Wettbewerbsnachteil
Eine schnelle und gleichzeitig zuverlässige Abwicklung von Prozessen ist häufig entscheidend, um im Wettbewerb zu bestehen. Verzögern manuelle Schritte beispielsweise einen Bestellprozess oder führen händische Eingaben zu Datenfehlern in Lieferscheinen, Zolldokumenten oder Frachtpapieren kann daraus ein auch Reputationsverlust gegenüber Geschäftspartnern resultieren. Nicht automatisierte Prozesse mit manuellen Workarounds verlängern zudem Geschäftszyklen und lassen Einnahmen verzögert eintreffen oder sogar sinken.
Wirtschaftliche Vorteile durch Automatisierung.
Reduzierter Aufwand für Prozessüberwachung
Für operative Mitarbeiter ist es häufig aufwändig, den korrekten Ablauf von Geschäftsprozessen kontinuierlich zu überwachen. Wird beispielsweise das Monitoring von Maschinen automatisiert, können sich Mitarbeiter auf die Lösung von Ausnahmefällen konzentrieren und ansonsten ihren Kern-Aufgaben nachgehen. Automatisierung setzt also Ressourcen frei, um zum Beispiel Geschäftsprozesse, Software, oder auch die Kundenbindung zu optimieren und somit wertschöpfende Arbeit zu leisten.Verbesserter Prozess-Output
Sei es in der Produktion oder im Management: Automatisierte Prozesse laufen immer nach demselben Schema ab. Mit digitaler Technologie erfolgen Abläufe in kürzerer Zeit, sind robuster, vom Ergebnis her gleichmäßiger und für alle Beteiligten besser nachzuvollziehen. Durch Urlaubs- oder Fehlzeiten bedingte Schwankungen hinsichtlich Produktivität, technischer Genauigkeit oder Regelkonformität nehmen dank Automatisierung und Digitalisierung deutlich ab. Die Qualität der hergestellten Produkte oder der erbrachten Dienstleistung verbessert sich, woraus wiederum eine optimierte Kundenbindung und höhere Preise resultieren können. Automatisierte Prozesse helfen Optimierungspotenziale zu entdecken und besser zu nutzen.Sparpotenzial durch automatisierte Fehlererkennung
Im Rahmen von Automatisierung protokolliert das steuernde IT-System exakt den zeitlichen Ablauf automatisierter Prozesse – inklusive aller erkannten Abweichungen vom Soll. Diese Datenbasis erlaubt, systematische Fehler zu erkennen, zu analysieren und in Zukunft abzustellen. Weitere Informationen und Auswertungen über längere Zeiträume zeigen zudem neue Wege der Effizienzsteigerung auf. Automatisierung wird damit zu einem wichtigen Baustein Kontinuierlicher Verbesserungsprozesse (KVP) – unterstützt durch Maschinelles Lernen, Workflow Automation Software und Tools für digitales Management.Synergien durch fundiertes Prozess-Wissen
IT-gestützte Systeme sind schneller als Menschen in der Lage, komplexe Zusammenhänge auszuwerten. Dieser Vorteil wird im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen genutzt, um wechselseitige Beeinflussungen zu erkennen, bislang separat betrachtete Prozessabläufe zu bündeln und datenbasierte Entscheidungen zutreffen: zum Beispiel für die Umstellung der Produktion oder den Einsatz von Robotik im Lager. Aus der Automatisierung gewonnenes Prozess-Wissen hilft Unternehmen nicht nur, Fehler in der Prozessorganisation zu vermeiden, sondern auch Prozess-Synergien zu schaffen.Welche Lösung bietet Lobster?
Im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit Lobster_pro und Lobster_data lassen sich an vielen Stellen im Prozessablauf manuelle Eingriffe auf ein Mindestmaß reduzieren – durch das Automatisieren von Prüfungen und entsprechenden Folgeschritten. Digitalisierung und Automatisierung gehen Hand in Hand. So entsteht ein lückenloser Gesamtprozess, der von den Beteiligten in einem zentralen System gesteuert wird, das wiederum andere operative Systeme unmittelbar integriert. Automatisierte Prozessschritte entlasten alle Prozess-Beteiligten, helfen Fehler zu vermeiden und sorgen für einen zügigen Gesamt-Prozess ohne Brüche.
